Оформление
Внести счёт поставщика и решить, платить ли
Где: «Закупки» → согласованный заказ → блок «Счета и оплата» → «Добавить счёт». Все счета компании — в разделе меню «Финансы» → «Счета поставщиков».
Счёт поставщика — отдельный документ: что прислал поставщик и сколько просит. Он не меняет заказ и склад и сам по себе деньги не списывает — оплату записывают отдельно: Оплатить поставщику и учесть возврат.
Пример: по заказу на 20 мешков по 400 ₽ (8 000 ₽) поставщик ООО «СтройБаза» привёз 10 мешков, их приняли на склад на 4 000 ₽, и поставщик прислал счёт №14 от 20 октября 2026 на эти 4 000 ₽.
Добавьте счёт
- В заказе нажмите «Добавить счёт». Поле «Заказ поставщику» уже заполнено, под ним — поставщик, ваше юрлицо и сумма заказа. Из раздела «Счета поставщиков» заказ выбирают в этом поле по номеру, поставщику или проекту.
- Перетащите файл счёта в поле «Файлы счёта» — PDF, фото, Word или Excel. Без файла счёт сохраняется только черновиком.
- Заполните «Номер счёта» и «Дату счёта» с бланка — 14 и 20.10.2026, в «Сумме счёта, ₽» замените подставленные 8 000 на 4 000, укажите «Срок оплаты по счёту». Суммы показаны с разделителем разрядов — «8 000»; вводить можно без пробела.
- Нажмите «Принять к оплате».
Кнопка называется «Отправить на согласование», если в компании включено согласование счетов (см. ниже). Окно подтверждения появляется только при расхождениях — дубль счёта или счета больше суммы заказа; тогда отметьте «Расхождения проверены, продолжить с указанными суммами».
Все поля окна «Добавить счёт»
Окно «Добавить счёт» открывается кнопкой «Добавить счёт» в блоке «Счета и оплата» согласованного заказа или в разделе «Финансы → Счета поставщиков» (право «Заявки и заказы»). Та же форма открывается в карточке счёта по «…» → «Изменить» у черновика и возвращённого счёта. Сохранение создаёт счёт; сам переход из заказа ничего не записывает.
| Поле или кнопка | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Заказ поставщику | Согласованный заказ «№… · поставщик · проект»; из заказа подставлен. Поиск по номеру, поставщику или проекту — подсказка «Введите номер, поставщика или проект для поиска». Под полем — стороны: поставщик → наше юрлицо и «сумма заказа …» | Обязательно; только заказы «Согласован». В сохранённом счёте заказ не меняется |
| Файлы счёта | Поле «Перетащите файлы счёта или нажмите, чтобы выбрать» — «PDF, фото, Word, Excel. Можно несколько файлов». До сохранения файл помечен «Будет загружен при сохранении» и сохраняется вместе со счётом — в первой версии; загруженные можно убрать значком удаления — «Убранные файлы останутся в предыдущей версии счёта» | Без файла счёт можно только сохранить черновиком: при отправке — «Добавьте хотя бы один файл счёта». Архивы и HEIC не принимаются |
| Номер счёта | Номер с бланка поставщика | Обязательно, до 100 знаков |
| Дата счёта | Дата с бланка; по умолчанию сегодня | Обязательно |
| Сумма счёта, ₽ | «Полная сумма к оплате, включая НДС поставщика». Подставлена сумма заказа — замените на сумму со счёта | Больше нуля, до копейки |
| Срок оплаты по счёту | До какой даты поставщик ждёт деньги. По нему счёт попадает в платёжный календарь, а после срока с неоплаченным остатком считается просроченным | Необязательно |
| Комментарий | Пояснение к счёту | — |
| Счёт на несколько заказов → Распределение по заказам | Один счёт на несколько заказов того же поставщика и юрлица: строки «Заказ и проект» и «Сумма, ₽», кнопки «Добавить заказ», «Один заказ» | Суммы строк должны сойтись с суммой счёта — иначе «Сумма по заказам должна совпадать с суммой счёта» |
| Что исправлено | Только при изменении счёта: что поменялось по сравнению с прошлой версией; «Финансист увидит, что изменилось по сравнению с возвращённой версией» | Обязательно у возвращённого счёта |
| Предупреждение «Проверьте расхождения» | «Заказ №N: сумма заказа X ₽, а по счетам уже Y ₽» — счета превысили заказ; «Уже есть счёт с тем же поставщиком, номером и датой» со ссылками. Отправка требует отметки «Расхождения проверены, продолжить с указанными суммами» в окне подтверждения | Сам счёт сохраняется и с расхождениями |
| Ошибка «Отправить пока нельзя» | Согласование включено, а в согласующем отделе или отделе оплаты нет сотрудника с нужным правом и доступом к проекту счёта. Рядом — «Счёт сохранён как черновик — отправьте его, когда маршрут будет настроен» и ссылка «Открыть настройки согласования» | Ссылку видит сотрудник с правом «Управление данными компании» |
| Отмена · Сохранить черновик | Закрыть без записи; сохранить счёт черновиком — файл необязателен, отправить можно позже из карточки | — |
| Принять к оплате / Отправить на согласование | Сохраняет счёт и сразу принимает его к оплате (согласование счетов выключено — так у новой компании) или отправляет финансистам (включено). Уведомление «Счёт №… · К оплате · Открыть счёт» ведёт в карточку | Нужен хотя бы один файл |
Проверьте карточку счёта
После уведомления «Счёт №… · К оплате · Открыть счёт» откройте карточку. Она отвечает на вопрос «что дальше» одной строкой и полосой: какая часть суммы оплачена, какую можно оплатить, какая ждёт решения или отказана.
Результат: счёт в состоянии «К оплате», полоса целиком синяя — «Можно оплатить 4 000 ₽», строка «что дальше» — «Можно записать платёж на 4 000 ₽». В заказе блок «Счета и оплата» показывает метку «Не оплачен», «Выставлено счетов: 4 000 ₽ · Оплачено: 0 ₽» и строку счёта.
Состояние рассмотрения и состояние оплаты — две разные метки: «Разрешён к оплате» не значит «оплачен». Метка оплаты («Оплачен частично», «Оплачен», «Переплата») появляется после первого платежа.
Карточка счёта: кнопки, полоса, блоки
Карточка счёта открывается из списка «Финансы → Счета поставщиков», из блока «Счета и оплата» заказа, из задачи и из уведомления. Отвечает на вопрос «что с деньгами по этому счёту и кто следующий».
| Элемент | Что показывает или делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Ссылка «К счетам поставщиков», заголовок «Счёт №…» | Возврат в список; под заголовком метки состояния и оплаты, «от даты», «оплатить до …», «Версия N» (только если реквизиты исправляли), стороны «поставщик → наше юрлицо» | — |
| Принять к оплате / Отправить на согласование | У черновика и возвращённого счёта. Окно подтверждения открывается только при предупреждениях (дубль, превышение заказа) или проблеме маршрута | Право «Заявки и заказы» |
| Решение по счёту | Окно финансиста: разрешить, отложить, отказать, вернуть | Включённое согласование, есть сумма «ждёт решения», право «Разрешать оплату счетов» и состав согласующего отдела |
| Записать платёж | Окно «Записать платёж поставщику» с подставленным остатком, который можно оплатить | Право «Записывать и исправлять платежи поставщикам» (при согласовании — и отдел оплаты); есть сумма к оплате; нет открытого разбора оплаты |
| Разобрать оплату | Оранжевая кнопка у счёта «Нужен разбор оплаты»: финансист записывает, что установлено при сверке с банком и поставщиком. Суммы не меняются | Право «Разрешать оплату счетов» |
| «…» → Изменить | Форма счёта для черновика и возвращённого; изменение реквизитов создаёт новую версию, поле «Что исправлено» | Право «Заявки и заказы» |
| «…» → Отозвать разрешение | Вернуть на рассмотрение неиспользованную часть разрешения: «Разрешение на оплату» (если их несколько), «Отозвать, ₽», причина. «Выполненные платежи сохраняются» | Право «Разрешать оплату счетов», включённое согласование |
| «…» → Пересмотреть отказ | «Вернуть на рассмотрение, ₽» и причина: отказанная сумма снова ждёт решения, прежний отказ остаётся в истории | То же право; есть отказанная сумма |
| «…» → Вернуть на исправление | Для финансиста, когда решать нечего (в упрощённом режиме — единственный путь поправить принятый счёт): причина обязательна, неиспользованные разрешения отзываются | То же право |
| «…» → Платёж сверх разрешённой суммы… | Окно платежа для уже случившейся оплаты больше разрешённого; причина уходит финансисту на разбор | Право записывать платежи, включённое согласование |
| «…» → Отменить счёт | С причиной: открытые задачи закрываются, неиспользованные разрешения отзываются, счёт и история сохраняются. У оплаченного счёта пункт неактивен с подсказкой «Счёт с оплатой отменить нельзя. Сначала отмените ошибочную запись платежа; реальный возврат денег учитывается отдельно» | До первого решения финансиста — автор с правом «Заявки и заказы», после — только «Разрешать оплату счетов» |
| Блок суммы | Сумма счёта крупно, справа «Осталось оплатить: …», «Переплата: …» или «Оплачен». Полоса делит сумму на части: Оплачено (зелёная), Разрешено, ждёт оплаты или в упрощённом режиме Можно оплатить (синяя), Ждёт решения (серая), Отказано (красная), Переплата (оранжевая); под полосой — только ненулевые части с суммами. У нового черновика — «Решений и оплат пока нет» | — |
| Строка со стрелкой | «Что дальше»: «Можно записать платёж на 4 000 ₽», «Финансовый отдел: решение по 4 000 ₽ · Бухгалтерия: можно оплатить …», «Рассмотрение … отложено до …», «Разрешённая сумма оплачена; остаток ждёт нового решения», «Счёт оплачен полностью», «Счёт отменён. Задачи закрыты, история сохранена» | Названия отделов — из настроек закупок |
| Плашки | «Возвращён на исправление · кто · когда» с причиной; «Нужен разбор оплаты» — «Записана оплата вне разрешённой суммы…»; «Отменён» с причиной; у черновика — «Проверьте расхождения» | — |
| Блок Файлы счёта | Файлы действующей версии и комментарий; строка файла открывает просмотр или скачивание, как на Диске. Те же файлы видны во вкладке «Документы» заказа под заголовком «Файлы счетов» | Файл читается по правам на счёт |
| Блок Заказ / Распределение по заказам | «Заказ №…» ссылкой, проект, «сумма заказа …»; у счёта на несколько заказов — доля каждого | Ссылка — с правом «Просмотр закупок» |
| Блок Открытые задачи | Задачи по счёту: название, исполнитель, «срок …»; ссылка ведёт в «Мои задачи». «Открытых задач нет» | Только при включённом согласовании или пока задачи есть |
| Блок Платежи | «Платёж №N» (ссылка открывает карточку платежа поверх счёта), дата, сумма; «Возврат №N» бирюзовым со знаком минус; отменённая запись зачёркнута с «запись отменена: причина». «Платежей пока нет». Плашка «Заявлено в авансовых отчётах, не подтверждено» — суммы из отчётов сотрудников до приёма финансистом: в оплату не входят | Карточка платежа — с правом «Просматривать счета и платежи поставщикам» |
| Блок История | Одна лента в прошедшем времени: «Счёт создан», «Принят к оплате» или «Отправлен на согласование», «Разрешена оплата …», «Отказано в остатке …», «Рассмотрение отложено до …», «Возвращён на исправление», «Счёт исправлен», «Добавлены файлы», «Платёж …», «Возврат от поставщика …», «Запись платежа … отменена», «Счёт отменён» — с автором, временем и причиной | — |
| Предыдущие версии и файлы | Свёрнутый список прежних версий: «Версия N · №… · сумма», автор, файлы той версии | Только после настоящего исправления реквизитов |
Если в компании включено согласование
У новой компании согласование счетов выключено: снабженец принимает счёт к оплате сам, а деньги записывает сотрудник с правом «Записывать и исправлять платежи поставщикам». Когда счета должен разрешать отдельный человек, владелец или администратор включает «Согласовывать оплату счетов» в «Настройки → Компания → Закупки» и выбирает отделы «Кто разрешает оплату» (по умолчанию «Финансовый отдел») и «Кто записывает платежи» («Бухгалтерия») и «Доску для задач». Включить получится, только когда в каждом отделе есть сотрудник с нужным правом — настройки показывают чек-лист. Подробнее — Согласование заказов и счетов.
Тогда путь счёта такой:
- Снабженец нажимает «Отправить на согласование». Счёт получает состояние «Ждёт решения», у сотрудников согласующего отдела появляется задача «Согласовать оплату счёта №… · 4 000 ₽» на выбранной доске.
- Финансист открывает задачу или карточку и нажимает «Решение по счёту». В одном окне четыре выбора: «Разрешить оплату» — весь остаток или «Часть суммы» со сроком «Оплатить до»; «Отложить» до даты; «Отказать в остатке» с причиной; «Вернуть на исправление» снабженцу. Внизу окна написано, что произойдёт после нажатия.
- После разрешения счёт — «Разрешён к оплате», у отдела оплаты появляется задача «Оплатить 4 000 ₽ по счёту №…». В задаче видны поставщик, сумма счёта, сумма к оплате по этой задаче, срок и комментарий финансиста, а кнопка «Записать платёж» открывает окно платежа прямо на карточке счёта. Задача закроется сама, когда платёж записан.
Разрешить можно часть: счёт на 100 000 ₽, разрешено 30 000 ₽, бухгалтер перечислил 20 000 ₽ — ещё можно оплатить 10 000 ₽ по действующему разрешению, 70 000 ₽ ждут решения, а не оплачено по счёту 80 000 ₽. Эти суммы и показывает полоса в карточке.
Окно «Решение по счёту» и задачи по счёту
Окно «Решение по счёту» открывается кнопкой «Решение по счёту» в карточке счёта и кнопкой «Принять решение» в задаче «Согласовать оплату счёта №…». Нужно включённое согласование счетов, право «Разрешать оплату счетов» и место в согласующем отделе (владелец и администратор — всегда). Одно окно вместо четырёх действий; внизу всегда написано, что произойдёт.
| Элемент | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Шапка | «Счёт №… · поставщик», «Ждёт решения X из Y», «Оплачено: Z», если уже платили | — |
| Выбор Разрешить оплату | «Бухгалтерия получит задачу оплатить». Переключатель «Весь остаток — X» / «Часть суммы»; при части — «Разрешить сейчас, ₽» и «Напомнить об остатке» («Дата задачи по оставшейся сумме; сама по себе оплату не разрешает»). «Оплатить до» — срок для бухгалтерии: по нему счёт встаёт в платёжный календарь и считается просроченным. «Комментарий» — подсказка «Например: 30% предоплата, остальное после доставки» | Сумма не больше нерассмотренного остатка. При предупреждениях — отметка «Расхождения проверены, продолжить с указанными суммами» |
| Выбор Отложить | «Вернуться к счёту позже»: «Вернуться к рассмотрению» — дата, в которую задача финансиста появится снова. Уже разрешённые суммы можно оплачивать | Дата обязательна |
| Выбор Отказать в остатке | «Оставшуюся сумму не оплачиваем»: «Почему отказано». Уже разрешённые и оплаченные суммы не меняются; отказ можно позже пересмотреть | Причина обязательна |
| Выбор Вернуть на исправление | «Снабженец исправит и отправит снова»: «Что нужно исправить». Неиспользованные разрешения отзываются, задачи закрываются, оплаченное сохраняется. Единственный доступный выбор, когда нерассмотренного остатка нет | Причина обязательна |
| Строка последствия | Серым: «Бухгалтерия получит задачу оплатить X. Рассмотрение счёта завершится», «…Остаток останется на рассмотрении отдельной задачей», «Задача по счёту закроется до выбранной даты…», «В X будет отказано…», «Неиспользованные разрешения (X) будут отозваны…» | — |
| Отмена · кнопка с названием выбора | «Разрешить оплату», «Отложить», «Отказать в остатке» (красная), «Вернуть на исправление». После записи окно закрывается, карточка и задачи обновляются | — |
Задачи. При отправке счёта сотрудники согласующего отдела получают задачу «Согласовать оплату счёта №… · сумма» на доске из настроек закупок; после разрешения отдел оплаты — «Оплатить X ₽ по счёту №…». В задаче — связанный документ с фактами «Поставщик», «Сумма счёта», «Ждёт решения» или «К оплате по этой задаче», «Уже оплачено», «Оплатить до», «Комментарий финансиста» и кнопка «Принять решение» или «Записать платёж», которая открывает нужное окно прямо на карточке счёта. Задача закрывается сама, когда действие выполнено в документе; вручную её статус не меняется.
Срок оплаты и «просрочен»
Срок берётся из поля «Срок оплаты по счёту»; если финансист при разрешении указал «Оплатить до», действует его дата. По этой дате принятый или разрешённый счёт с остатком к оплате стоит в платёжном календаре («Финансы → Платёжный календарь») как план расхода по статье «Материалы» и в режиме «План + Факт» на графике ДДС.
Счёт считается просроченным, когда дата прошла, а по нему ещё есть сумма, которую можно оплатить. У проекта такого счёта на главной появляется сигнал «Просрочено счетов поставщиков: N на X, самый старый — D дн.» — правило то же, что в статье Главная: как идут проекты и деньги. Счёт сразу на несколько проектов в сигнал не попадает — у него нет одного проекта. Черновик, отказанный и оплаченный счёт просроченными не бывают.
Когда поставщик переделал счёт (версии)
Пока счёт черновик или возвращён на исправление, его правят через «…» → «Изменить»: меняют файл, номер, дату, сумму и пишут «Что исправлено». Каждое такое исправление — новая версия; в карточке появляется «Версия N», а старые реквизиты и файлы доступны в блоке «Предыдущие версии и файлы». Убранный файл остаётся в прежней версии.
Принятый или отправленный счёт снабженец править не может. Если поставщик выставил счёт заново, сотрудник с правом «Разрешать оплату счетов» делает «…» → «Вернуть на исправление» с причиной: неиспользованные разрешения отзываются, уже оплаченное сохраняется и остаётся привязанным к оплаченной версии. Без такого сотрудника остаётся «Отменить счёт» (пока по нему нет оплат) и добавить новый.
Что меняется в заказе
Счёт не меняет количества, цены и бюджет закупок: «Заказано» и «Принято» на полосе бюджета считаются по заказу и складу. В заказе меняется только блок «Счета и оплата»: метка «Не оплачен» · «Частично оплачен» · «Оплачен» · «Переплата», итоги «Выставлено счетов · Оплачено» и список счетов с их состоянием; при более чем трёх — ссылка «Все счета заказа». Файл счёта появляется и во вкладке «Документы» заказа под заголовком «Файлы счетов» — прикладывать счета в «Документы» вручную не нужно.
Если счета по заказу превышают его сумму, при отправке появится предупреждение «Заказ №N: сумма заказа X ₽, а по счетам уже Y ₽» — проверьте, не задвоился ли счёт. Пока по заказу есть действующий счёт или неразобранная оплата, заказ нельзя отменить или вернуть в черновик: сначала отменяют счёт.
Откуда берутся числа
Учебная компания «Стройпример», проект «Ремонт офиса на Ленина, 10»: заказ ООО «СтройБаза» на 20 меш × 400 = 8 000 ₽, принято на склад 10 меш = 4 000 ₽, оплат нет. На главной карточка «Долг поставщикам» показывает 4 000 ₽ — принято минус оплачено; в отчёте «Расчёты → Поставщики» у СтройБазы «Заказано 8 000», «Принято на склад 4 000», «Счета 0», «Долг за принятое 4 000». После добавления счёта на 4 000 ₽ в колонке «Счета» появится 4 000, а долг не изменится: долг считается по принятому, а не по счетам. Платёж 4 000 ₽ закроет и счёт, и долг — продолжение в статье Оплатить поставщику и учесть возврат.
- Нет кнопки «Добавить счёт»: счёт добавляют только к заказу в состоянии «Согласован» — черновик, «Ожидает подтверждения» и отменённый не подходят — и только с правом «Заявки и заказы». Согласуйте заказ: Собрать и согласовать заказ поставщику.
- «Отправить пока нельзя» и «Счёт сохранён как черновик — отправьте его, когда маршрут будет настроен»: согласование включено, а в согласующем отделе или отделе оплаты нет сотрудника с нужным правом и доступом к проекту счёта. Администратор дополняет отделы или выключает согласование в «Настройки → Компания → Закупки»; счёт потом отправляют из карточки.
- «Добавьте хотя бы один файл счёта»: без файла счёт можно только сохранить черновиком.
- «Отменить счёт» неактивно: по счёту есть платёж. Ошибочную запись отменяют в карточке платежа; реально ушедшие деньги учитывают возвратом от поставщика — Оплатить поставщику и учесть возврат.
- Не видите счёт коллеги: счета видны по доступным вам проектам и с правом «Просмотр закупок» или «Просматривать счета и платежи поставщикам». Права выдаёт владелец или админ: Пригласить сотрудников и настроить доступ.