Оформление
Подотчёт: проверить расчёты с сотрудниками
Где: меню «Финансы» → «Подотчёт» (заголовок страницы — «Подотчёт сотрудников»). Раздел открывается с правом «Просматривать счета и платежи поставщикам»; записывать выдачу, возврат и возмещение можно с правом «Записывать деньги и вести расчёты» — у готовой роли «Бухгалтер» оба есть.
Здесь видно, кто из сотрудников должен отчитаться за выданные деньги или вернуть остаток, а кому компания должна за траты из своего кармана. Остаток считается так: выдано + возмещено − принято по отчётам − возвращено — по каждому сотруднику и каждому юрлицу компании отдельно. Это не наличные у сотрудника на руках: остаток показывает, за сколько он ещё не отчитался.
Пример учебной компании «Стройпример»: 20 октября 2026 прорабу Ивану Кузнецову выдали из кассы 3 000 ₽ на хозтовары, а его авансовый отчёт на 1 850 ₽ приняли — Принять или вернуть авансовый отчёт. Остаток 1 150 ₽ он принёс обратно в кассу.
Найдите сотрудника
- Откройте «Финансы» → «Подотчёт». Каждая строка — пара «сотрудник × юрлицо»: под именем написано юрлицо.
- Посмотрите строку Ивана Кузнецова · ООО «Стройпример»: «Выдано» 3 000, «Принято» 1 850, «Возвращено» 0, «Возмещено» 0, «Остаток» 1 150 ₽ оранжевым — «должен отчитаться».
- В колонке «На приёме» — отчёты, которые сотрудник отправил, но их ещё не приняли: «N ₽ · отчётов: K». Ниже — «черновиков: K». В остаток они не входят, пока отчёт не принят.
- Ссылка «Отчёты» в строке открывает все авансовые отчёты этого сотрудника.
Остаток меняет цвет: оранжевый — сотрудник должен отчитаться или вернуть деньги, синий со знаком минус — компания должна сотруднику, зелёный 0 ₽ — расчёты закрыты.
Раздел «Подотчёт»: колонки и ссылки
Раздел меню «Финансы» → «Подотчёт», заголовок страницы «Подотчёт сотрудников». Открывается с правом «Просматривать счета и платежи поставщикам». Под заголовком: «Остаток = выдано + возмещено − принято по отчётам − возвращено, отдельно по сотруднику и юрлицу. Это не наличность на руках.»
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Расчёт с сотрудником | Открывает окно «Расчёт с сотрудником» поверх раздела на «Выдаче под отчёт» | Право «Записывать деньги и вести расчёты» |
| Поле Сотрудник | Отбор по одному сотруднику с поиском; крестик возвращает «Все сотрудники». Ссылка «Расчёты с сотрудником» из карточки операции заполняет его сама | — |
| Жёлтая плашка «Сводка неполная…» | Часть отчётов — по проектам, которые вам не видны; остатки таких сотрудников не показаны | — |
| Колонка Сотрудник | Имя и юрлицо под ним: у одного сотрудника строка на каждое юрлицо. Серое имя — сотрудник больше не работает | — |
| Выдано | Сумма выдач под отчёт | Отменённые записи не входят |
| Принято | Сумма принятых авансовых отчётов | Черновики и отправленные не входят |
| Возвращено | Сумма возвратов остатка | — |
| Возмещено | Сумма возмещений сотруднику | На телефоне колонки нет |
| Остаток | Выдано + возмещено − принято − возвращено; подпись «должен отчитаться» (оранжевым), «компания должна» (синим, со знаком минус), «расчёты закрыты» (зелёным) | — |
| На приёме | «N ₽ · отчётов: K» — отправленные, но не принятые; ниже «черновиков: K» | В остаток не входят, пока отчёт не принят |
| Отчёты | Открывает «Авансовые отчёты» на «Все сотрудники» с отчётами этого сотрудника | — |
| Выдача под отчёт · Возврат остатка · Возмещение | Открывают окно «Расчёт с сотрудником» поверх раздела с выбранным видом, сотрудником и счётом или кассой этого юрлица; у «Возврата остатка» и «Возмещения» подставлен остаток. «Возврат остатка» — у положительного остатка, «Возмещение» — у отрицательного | Право «Записывать деньги и вести расчёты». После записи вы остаётесь в «Подотчёте», остатки обновляются |
| «Расчётов с сотрудниками пока нет.» | Никому ещё не выдавали под отчёт и никто не подавал отчётов | — |
Примите возврат остатка
Иван вернул в кассу неизрасходованные 1 150 ₽.
- В его строке нажмите «Возврат остатка» — ссылка есть, пока остаток положительный. Прямо поверх «Подотчёта» откроется окно «Расчёт с сотрудником»: вид «Возврат остатка», сотрудник, касса юрлица и сумма остатка — 1 150 ₽ — уже подставлены.
- Проверьте «Куда вернулись деньги» — «Основная касса», «Сумму» (вернул меньше — исправьте) и «Дату».
- Нажмите «Записать возврат».
Окно закроется, вы останетесь в «Подотчёте». В строке Ивана теперь «Возвращено» 1 150 и остаток 0 ₽ · расчёты закрыты, а в кассе стало на 1 150 ₽ больше. Возврат — не доход проекта: в ДДС он идёт по статье «Возврат подотчёта», в ОПиУ его нет.
Все поля окна «Расчёт с сотрудником»
Окно «Расчёт с сотрудником» открывается одноимённой кнопкой в журнале «Финансы → Операции» и ссылками из раздела «Финансы → Подотчёт» (право «Записывать деньги и вести расчёты»). Три вида записи одной стороны — сотрудника: ни проекта, ни контрагента у них нет; на что потрачены деньги, сотрудник показывает в авансовом отчёте.
| Поле или кнопка | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Переключатель Выдача под отчёт · Возврат остатка · Возмещение | Выдача: деньги уходят со счёта или из кассы сотруднику, он отчитается авансовым отчётом, расход проекта не возникает. Возврат: сотрудник вернул неиспользованный остаток в кассу или на счёт — выбирать, какую выдачу возвращают, не нужно. Возмещение: компания возмещает согласованный перерасход или траты из личных средств — расход не признаётся второй раз | Подпись под переключателем повторяет смысл выбранного вида |
| Сотрудник | Кому выдали или кто вернул; поиск по имени | Обязательно; только действующие сотрудники компании |
| Откуда ушли деньги · Куда вернулись деньги | Счёт или касса юрлица: группы «Расчётные счета» и «Кассы». Из раздела «Подотчёт» юрлицо уже подставлено | Обязательно; остаток расчётов ведётся отдельно по паре «сотрудник × юрлицо» |
| Сумма | Сумма выдачи, возврата или возмещения | Больше нуля, до двух знаков после запятой |
| Дата | День движения денег; по умолчанию сегодня | Обязательно |
| Комментарий | На что выдали: «на хозтовары по объекту», «командировка» | — |
| Отмена · Записать выдачу / Записать возврат / Записать возмещение | После записи уведомление «Выдано под отчёт · N ₽ · Иван Кузнецов · Открыть» ведёт в карточку. Остаток сотрудника в разделе «Подотчёт» меняется сразу | Исправления у записи нет — ошибка отменяется с причиной из карточки и записывается заново |
Остаток расчётов сотрудника = выдано + возмещено − принято по отчётам − возвращено. Положительный — сотрудник ещё должен отчитаться или вернуть деньги, отрицательный — компания должна сотруднику. Это не наличность у него на руках.
Выдайте деньги или возместите перерасход
- Выдать ещё. Ссылка «Выдача под отчёт» в строке сотрудника открывает то же окно с видом «Выдача под отчёт» — останется выбрать, откуда ушли деньги, и ввести сумму. Кнопка «Расчёт с сотрудником» над списком открывает окно без выбранного сотрудника. Подробно — Выдайте деньги под отчёт, примите возврат или возместите расходы.
- Возместить. Если сотрудник потратил больше выданного или подал отчёт «Из личных средств», после приёма остаток станет отрицательным — например, −800 ₽, «компания должна». Когда отдаёте деньги, нажмите в его строке «Возмещение»: сумма 800, откуда ушли деньги — и «Записать возмещение». Остаток станет 0 ₽. Расход второй раз не появится: он уже учтён приёмом отчёта.
Ошиблись суммой или видом записи — исправить её нельзя: отмените запись в её карточке с причиной и запишите заново — Исправьте или отмените запись.
Проверьте
После выдачи 3 000, приёма отчёта на 1 850 и возврата 1 150 у Ивана Кузнецова остаток 0 ₽: 3 000 + 0 − 1 850 − 1 150 = 0. Те же числа в плитке «Расчёты с ООО «Стройпример»» в его «Авансовых отчётах».
Если не получается
- Нет пункта «Подотчёт» в меню: у роли нет права «Просматривать счета и платежи поставщикам». Свои расчёты сотрудник видит плиткой в «Финансы → Авансовые отчёты».
- Нет ссылок «Выдача под отчёт», «Возврат остатка», «Возмещение» и кнопки «Расчёт с сотрудником»: нет права «Записывать деньги и вести расчёты». Права выдаёт владелец или администратор — Пригласить сотрудников и настроить доступ.
- Сотрудника нет в списке: ему ещё ничего не выдавали под отчёт и он не подавал отчётов. Или вверху жёлтая плашка «Сводка неполная…»: в его отчётах есть строки по проектам, которые вам не видны, и его остаток не показан.
- Остаток не уменьшился после отчёта: отчёт ещё не принят — он в колонке «На приёме». Остаток меняется только после приёма.
- У одного сотрудника две строки: деньги выдавали от разных юрлиц компании. Расчёты с каждым юрлицом ведутся отдельно и между собой не зачитываются: долг перед одним юрлицом не гасит переплату другого.