Оформление
Принять или вернуть авансовый отчёт
Где: меню «Финансы» → «Авансовые отчёты» → переключатель «Все сотрудники», отбор «На приёме». Отчёт открывается и из задачи «Принять авансовый отчёт №…» в «Моих задачах» — кнопкой «Принять отчёт» в задаче, и из уведомления «Авансовый отчёт №… ждёт приёма».
Принимать и возвращать отчёты могут сотрудники с правом «Разрешать оплату счетов» (готовая роль «Финансист») или «Принимать авансовые отчёты» (готовая роль «Бухгалтер»), а также владелец и администратор. Решите в команде, кто из вас этим занимается. Чужой отчёт виден, только если вам открыты все проекты его строк.
Пример учебной компании «Стройпример»: прораб Иван Кузнецов получил из кассы 3 000 ₽ под отчёт и отправил отчёт на 1 850 ₽ — хозтовары 1 250 ₽ и доставка стремянки 600 ₽ на объект «Ремонт офиса на Ленина, 10», с фото двух чеков. Как его составляют — Составить и отправить авансовый отчёт.
Кому приходит отчёт на приём
Когда сотрудник отправляет отчёт, Skøn ставит задачу «Принять авансовый отчёт №… · Иван Кузнецов · 1 850 ₽» отделу, который в «Настройки → Компания → Закупки» выбран в поле «Кто принимает авансовые отчёты» (по умолчанию «Бухгалтерия»), на доску из поля «Доска для задач». Задача видна в «Моих задачах» каждого сотрудника этого отдела — Найдите задачу. Поля есть в настройках и тогда, когда согласование счетов выключено. Принять отчёт может любой с правом «Принимать авансовые отчёты» или «Разрешать оплату счетов», в том числе свой собственный.
Если отдел или доска не выбраны, задачи нет: всем, кто может принимать отчёты, приходит уведомление «Авансовый отчёт №… ждёт приёма». Задача закрывается сама, когда отчёт принят или возвращён, — вручную её закрывать не нужно.
Проверьте отчёт
- Откройте отчёт. Под заголовком — сотрудник, юрлицо и дата, ниже синяя подсказка «Проверьте траты и подтверждения. Приём записывает оплаты поставщикам по строкам со счётом и закрывает отчёт.»
- Сверьте траты: дату, назначение (под ним — статья), проект, счёт поставщика или чек и сумму. Итог — справа от заголовка «Траты».
- Откройте файлы в «Подтверждениях» и сверьте их с тратами.
У Ивана всё сходится: две траты с проектом «Ремонт офиса на Ленина, 10», статьи «Хозяйственные расходы» и «Транспорт и доставка», два чека на 1 250 и 600 ₽.
Поправьте сами, если ошибка мелкая
Если статья или проект указаны неверно — например, доставку записали в «Хозяйственные расходы», — не возвращайте отчёт, а поправьте его: нажмите «Исправить», отчёт откроется формой, поправьте строку и нажмите «Сохранить». До приёма в форме можно изменить всё — суммы, даты, статьи, проекты, добавить или убрать строку и файлы.
Сотрудник увидит в отчёте «Исправлено: имя, дата». Пока отчёт открыт на правку, кнопок решения нет: сохраните правку или нажмите «Отмена».
Примите отчёт
- Нажмите «Принять отчёт». Появится уведомление «Отчёт принят», состояние станет «Принят», под заголовком — «принят дата · ваше имя».
Отчёт принимается целиком. Если какая-то трата спорная, верните отчёт с причиной или поправьте строку до приёма.
Кнопки проверки, окно возврата и правка принятого отчёта
Кнопки проверки видны тому, кто принимает отчёты: с правом «Разрешать оплату счетов» (готовая роль «Финансист») или «Принимать авансовые отчёты» (готовая роль «Бухгалтер»), а также владельцу и администратору. Чужой отчёт открывается при праве «Просматривать счета и платежи поставщикам» и только если вам видны все проекты его строк.
Отправленный отчёт («На приёме»)
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Синяя подсказка | «Проверьте траты и подтверждения. Приём записывает оплаты поставщикам по строкам со счётом и закрывает отчёт.» | — |
| Исправить | Открывает отчёт формой: можно поменять всё — суммы, даты, назначение, статьи, проекты, счета, добавить и убрать строки и файлы. «Сохранить» записывает правку, у отчёта появляется «Исправлено: имя, дата» | Пока идёт правка, кнопок «Принять отчёт» и «Вернуть на исправление» нет; «Отмена» выходит без сохранения |
| Вернуть на исправление | Открывает окно с причиной | — |
| Принять отчёт | Принимает отчёт целиком: по строкам со счётом поставщика и строкам покупки по чеку записывает оплаты поставщикам «Из подотчёта сотрудника» (или «Из личных средств сотрудника»), остальные траты ложатся расходами в свои статьи и проекты. Уведомление «Отчёт принят», задача приёма закрывается | Если строку счёта больше нельзя оплатить — нет разрешения на эту сумму или счёт уже оплачен иначе, — отчёт не принимается, строка подсвечивается красным. Строка по отменённому заказу «Ч-…» тоже останавливает приём |
Окно «Вернуть на исправление»
| Поле или кнопка | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Подсказка | «Сотрудник увидит причину, исправит отчёт и отправит снова.» | — |
| Причина | Что исправить: «Нет чека на доставку — приложите фото» | Обязательно |
| Отмена · Вернуть на исправление | Возвращает отчёт: состояние «Возвращён», задача приёма закрывается с отказом, сотруднику приходит уведомление с причиной | Кнопка неактивна, пока причина пустая |
Принятый отчёт («Принят»)
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Исправить | Правка без пересчёта денег: назначение и комментарий; статья — у строк без счёта и чека; проект — у строк без счёта | Суммы, даты и состав строк, юрлицо, дата отчёта, «Из личных средств» и файлы закреплены приёмом. У строки со счётом и строки по чеку проект не меняется |
| «…» → «Снять приём» | Открывает окно с причиной: «Отчёт вернётся сотруднику на исправление. Записанные при приёме оплаты поставщикам по строкам отменятся с этой же причиной, а после повторного приёма запишутся заново.» | Причина обязательна. После снятия отчёт «Возвращён», принятые суммы выходят из расчётов с сотрудником, оплаты по строкам отменены. |
Что записывает приём
- Траты без счёта и чека становятся расходами своей статьи и проекта по дате траты. Траты Ивана — 1 850 ₽ — войдут в «Прочие проектные расходы» объекта «Ремонт офиса на Ленина, 10» и уменьшат его валовую прибыль в «Финансах проектов» и в ОПиУ. Трата без проекта попадёт в «Общие расходы» компании по своей статье — Посмотреть прибыль компании по месяцам (ОПиУ).
- Строка со счётом поставщика — Skøn записывает одну оплату поставщику по этому счёту с пометкой «Из подотчёта сотрудника» («Из личных средств сотрудника», если у отчёта отметка «Из личных средств»). Счёт становится оплаченным на эту сумму, под строкой появляется «Оплата поставщику записана приёмом отчёта: Платёж №…». Второй раз эту трату расходом не считают: стоимость покупки придёт в затраты через поступление и расход материалов.
- Строка покупки по чеку — так же записывается оплата по заказу «Ч-…», заказ становится оплаченным.
- Расчёты с сотрудником. В «Финансы → Подотчёт» у Ивана «Принято» 1 850, остаток 1 150 ₽ — «должен отчитаться». Когда он вернёт деньги в кассу, бухгалтер записывает «Возврат остатка» — Подотчёт: проверить расчёты с сотрудниками.
- Сотруднику приходит уведомление «Авансовый отчёт №… принят», задача приёма закрывается, в «Журнале действий» — «Авансовый отчёт принят».
Деньги компании приём не двигает: со счёта или из кассы они ушли раньше, при выдаче под отчёт, — поэтому в остатках, итогах журнала «Операции» и ДДС от приёма ничего не меняется. Оплаты поставщикам из подотчёта видны в журнале «Операции» со ссылкой на отчёт вместо счёта или кассы.
Верните отчёт на исправление
Если чека нет, трата непонятна или отчёт оформлен не на то юрлицо:
- Нажмите «Вернуть на исправление».
- В поле «Причина» напишите, что исправить, — «Нет чека на доставку — приложите фото».
- Нажмите «Вернуть на исправление» в окне.
Отчёт станет «Возвращён», причина видна в отчёте и в списке под состоянием, сотруднику приходит уведомление с ней. Задача приёма закрывается с отказом; когда сотрудник отправит отчёт снова, придёт новая.
Исправьте принятый отчёт
У принятого отчёта кнопка «Исправить» меняет только то, что не трогает деньги: назначение, статью и проект строк и комментарий. Например, трату записали без проекта, а она по объекту, — выберите проект и нажмите «Сохранить»: расход перейдёт в объект. У строки со счётом или чеком не меняются ни проект (он взят из заказа), ни статья: оплата поставщику уже записана с этой статьёй.
Чтобы изменить сумму, дату или состав трат, нажмите «…» справа от заголовка → «Снять приём», напишите причину и подтвердите. Отчёт вернётся сотруднику со состоянием «Возвращён», его траты выйдут из «Принято» в «Подотчёте». Оплаты поставщикам, записанные приёмом по строкам со счётом или чеком, отменяются вместе со снятием приёма — с той же причиной; отменять их в карточке платежа и иметь для этого право «Записывать деньги и вести расчёты» не нужно. Строки снова правятся целиком (удалить строку, по которой была оплата, нельзя — исправьте её сумму, счёт или назначение; строку покупки по чеку можно убрать, когда её заказ «Ч-…» отменён — например, чек записали ошибочно и заведут заново через «Купил по чеку»), а повторный приём запишет оплаты заново. Пока отчёт не принят, сумма его строк по счетам не попадает в «К оплате», план и задачу «Оплатить»: на счёте видна пометка «Оплачено сотрудником по авансовому отчёту».
Если не получается
- Нет переключателя «Все сотрудники»: у роли нет права «Просматривать счета и платежи поставщикам». Нет кнопок «Принять отчёт» и «Вернуть на исправление» — нет права «Разрешать оплату счетов» или «Принимать авансовые отчёты». Права выдаёт владелец или администратор — Пригласить сотрудников и настроить доступ.
- Отчёта сотрудника нет в списке: он ещё черновик — сотрудник его не отправил. Доступ к проектам на список не влияет: авансовые отчёты видит каждый, у кого есть право «Просматривать счета и платежи поставщикам», даже если в отчёте есть трата по проекту, который ему не открыт.
- «Строку нельзя подтвердить оплатой по счёту: нет разрешения на эту сумму или счёт уже оплачен иначе…»: строка подсвечена красным. Счёт успели оплатить с расчётного счёта, или при включённом согласовании разрешено меньше, чем в строке. Проверьте счёт по ссылке в строке, поправьте строку через «Исправить» или верните отчёт сотруднику.
- «Заказ по этой покупке по чеку отменён — оплату по нему не записать»: уберите эту строку через «Исправить» или верните отчёт.
- Задача «Принять авансовый отчёт» не пришла: вы не в отделе из поля «Кто принимает авансовые отчёты» или в настройках закупок не выбраны отдел и доска — тогда приходит только уведомление. Отправленные отчёты всегда видны в списке с отбором «На приёме».
- «Отчёт уже изменён. Обновите данные перед сохранением.»: отчёт одновременно правил кто-то ещё. Обновите страницу.