Оформление
Кнопки и поля: Контрагенты и импорт
Что делает каждая кнопка и поле окна импорта в разделе «Справочники → Контрагенты». Пошаговые действия: Импортировать контрагентов из файла. Список контрагентов, карточка, папки и теги будут описаны здесь же вместе со своей инструкцией.
Окно импорта: файл, формат и запуск
Окно открывается на весь экран кнопкой «Импорт» в разделах «Расценки» и «Контрагенты» и устроено в них одинаково. Кнопку видят сотрудники с правом редактировать этот справочник.
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Прайс или выгрузка справочника / Файл со списком контрагентов | Выбор файла: Excel (xlsx, xls, ods) или CSV. Крестик в поле убирает файл | До 20 МБ и до 50 000 строк на листе. Файл в Skøn не хранится: после каждой правки он читается заново |
| Формат | «Определить автоматически» или формат, сохранённый в компании: с ним колонки встанут как в прошлый раз | Выбирают до файла или после: файл перечитается |
| Лист | Лист книги Excel. Галочкой отмечены листы, похожие на нужную таблицу, в скобках — число строк | Есть, когда листов в файле больше одного |
| Настроить колонки импорта / Показать результат | Переключает окно между результатом и таблицей файла с настройкой колонок | Если в файле не нашлось ни одной строки, окно сразу открывает настройку |
| Сохранить формат | Запоминает лист, строку шапки, колонки и настройки под названием из поля «Название формата». Формат появится в списке «Формат» у всех сотрудников | Решения по отдельным строкам не сохраняются. Менять и удалять формат может его автор или сотрудник с правом управлять компанией |
| Корзина рядом с «Сохранить формат» | Удаляет выбранный формат после вопроса «Удалить формат?» | Видна, когда в списке «Формат» выбран сохранённый формат |
| Новых · Совпадений · Пропущено | Сколько строк файла станут новыми записями, сколько совпали с уже имеющимися и сколько строк файла не берутся: пустые, заголовки групп, повторы | Считаются заново после каждой правки |
| Вот что нашлось в файле | Таблица будущих записей. В графе «В справочнике» — «новая» или вид совпадения, рядом пометка, если со строкой что-то не так | Пропущенные строки здесь не показаны: они видны в настройке колонок |
| Стрелка в конце строки | Меню «Эта строка —»: пропустить строку или вернуть «как распознано»; у расценок ещё и тип строки | Исправленная строка помечается «задано вручную» |
| Жёлтая строка | Чего в файле не хватило, например «Нет колонок цен: все цены будут нулевыми» | Импорту не мешает |
| Красная строка | «Строки не распознаны — проверьте строку шапки и колонку наименования» или ответ сервиса, почему импорт не прошёл | Пока строк нет, кнопка «Импорт» недоступна |
| Строка слева внизу | «Создать: … · обновить: … · пропустить: …» — что произойдёт после нажатия «Импорт» | Считает только строки с записями: пустые строки файла и повторы сюда не входят |
| Отмена | Закрывает окно, в справочнике ничего не меняется | То же делают крестик и Esc |
| Проверить совпадения | Открывает таблицу совпадений. В скобках — их число | Кнопки нет, когда совпадений нет |
| Импорт | Создаёт и обновляет записи. В скобках — сколько записей будет создано и обновлено | После импорта окно закрывается, вверху появляется итог: «Создано …, обновлено …, пропущено …». Записи, созданные действием «Создать копию», входят в «Создано» и названы в скобках: «(из них копий: …)» |
Импорт: колонки реквизитов, контактов, папок и тегов
Что Skøn берёт из файла контрагентов и как это поправить. Настройка открывается кнопкой «Настроить колонки импорта».
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Графы результата | Имя, Орг. форма, ИНН, Контакты — контактное лицо, телефон и e-mail, Теги, Папка, В справочнике | — |
| Список над колонкой | Что брать из колонки. Над списком — буква колонки и её заголовок из файла | Одна роль — у одной колонки, кроме признаков тегов |
| Роли колонок | Имя, ИНН, Орг. форма, Название организации/ИП, Контактное лицо, Профессия, Телефон, E-mail, Сайт, Адрес, Заметки, Папка, Теги (список), Тег-признак (заголовок — имя тега); «— не импортировать» — колонка не нужна | «Имя» снять нельзя. Банковские реквизиты, КПП и ОГРН не импортируются: таких полей у контрагента нет |
| ИНН | 10 цифр у организации, 12 — у ИП. Пробелы и дефисы не в счёт | Другое число цифр: пометка «ИНН не 10 и не 12 цифр — сверка по названию» |
| Орг. форма | «Физ. лицо» или «самозанятый» в ячейке даёт форму «Физ. лицо», остальное — и «ИП», и «ООО», и «Организация» — «Юр. лицо/ИП». Без колонки форма берётся из названия: «ООО …», «ИП …» — «Юр. лицо/ИП» | Название без формы и без колонки — «Юр. лицо/ИП»; при ИНН из 12 цифр — по настройке «ИНН из 12 цифр — это» |
| Адрес почты | Адрес, не похожий на почту, не берётся: «e-mail не распознан, пропущен» | |
| Папка | Путь папки через косую черту: «Подрядчики / Отделка». Недостающие папки создаются | — |
| Теги (список) | Теги через запятую в одной ячейке: «Поставщик, Подрядчик» | Тега нет — он будет создан |
| Тег-признак (заголовок — имя тега) | Колонка, у которой заголовок — название тега, а в ячейке отметка «да», «+», «1» или «x». Колонки «Поставщик», «Заказчик», «Подрядчик» находятся сами | Таких колонок может быть несколько |
| Графа «Что получится» | «новая» или вид совпадения; «шапка»; «пропуск» с причиной: «без наименования», «повтор в файле» | Повтор — вторая строка с тем же ИНН, а без ИНН — с тем же названием |
| Номер строки слева | Щелчок делает строку шапкой таблицы: роли колонок подбираются по её заголовкам заново | Если в строке нет заголовка с наименованием, роли остаются как были |
| Стрелка в графе «Что получится» | Меню «Эта строка —»: «как распознано» или «Пропустить» | — |
| Настройки → Строка шапки, Первая строка данных | Номер строки с заголовками колонок и строка, с которой начинаются контрагенты | — |
| Настройки → ИНН из 12 цифр — это | Кем считать строку с ИНН из 12 цифр, когда форма в файле не названа: «ИП» — форма «Юр. лицо/ИП», «Физ. лицо» — форма «Физ. лицо». Сначала стоит «ИП» | На строки, где форма названа — в колонке «Орг. форма» или словом в названии («ИП …», «ООО …», «самозанятый»), — не действует. Сохраняется вместе с форматом; после выбора другого файла снова стоит «ИП» |
| «Новые теги», «Новые папки» | Какие теги и папки создаст импорт: и для новых записей, и для совпавших. Список папок меняется вместе с действиями строк | Папка совпавшей строки создаётся, если запись получит её: при «Дополнить пустое» — когда у записи нет папки, при «Перезаписать» — всегда |
Импорт: проверка совпадений
Таблица открывается кнопкой «Проверить совпадения»: в ней строки файла, для которых в «Контрагентах» уже нашлась запись.
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Строка файла | Что пришло из файла: название, ИНН, форма, телефон, e-mail | — |
| Найдено в справочнике | Вид совпадения и найденная запись | — |
| «по ИНН» | В справочнике есть запись с таким ИНН | Название при этом может отличаться |
| «по названию» | ИНН у записи в справочнике нет, а название то же. «ООО», «ИП», кавычки, регистр букв и пробелы в инициалах не в счёт | Если ИНН есть и в файле, и в справочнике и они разные, это другое юрлицо: строка новая с пометкой «похожее название, но другой ИНН — новая запись» |
| «несколько записей» | С таким ИНН или названием в справочнике две записи и больше. В поле «Выберите запись» укажите, какую обновлять | Действие по умолчанию — «Пропустить»; пока запись не выбрана, строка пропускается |
| Отличается | Поля, которые в файле не такие, как в справочнике: «Телефон: — → +7 …», «Имя: … → …»; «совпадает» — отличий нет | Показаны все отличия, даже те, что выбранное действие не тронет |
| Действие → Дополнить пустое | Заполняет из файла только пустые поля записи, добавляет теги, ставит папку, если её не было. Стоит по умолчанию | Заполненные поля и название не меняются |
| Действие → Перезаписать | Заменяет поля записи непустыми значениями файла, включая название и папку; теги добавляются | Пустая ячейка файла ничего не стирает; теги не снимаются |
| Действие → Создать копию | Создаёт новую запись, найденную не трогает | Так в справочнике появляются две записи с одним ИНН |
| Действие → Пропустить | Строка файла не берётся | — |
| Ко всем совпадениям | Одно действие сразу для всех строк таблицы. «По виду совпадения» — «Дополнить пустое», а у строк с несколькими записями — «Пропустить» | Выбор здесь сбрасывает действия, выставленные у отдельных строк |
| Новые строки | Что делать со строками без совпадений: «Создать» или «Пропустить» | — |
| Папка для новых контрагентов | Папка, внутри которой создаются новые записи и папки из файла. Если импорт открыт из папки, она уже стоит | Пусто — «Корень» раздела |