Оформление
Составить и отправить авансовый отчёт
Где: меню «Финансы» → «Авансовые отчёты». Пункт есть у каждого сотрудника компании, особых прав не нужно: здесь видны ваши отчёты и ваши расчёты с компанией.
Авансовый отчёт показывает, на что ушли деньги, выданные вам под отчёт, или ваши собственные, потраченные на работу. Вы записываете траты и прикладываете чеки, финансист или бухгалтер проверяет и принимает отчёт — тогда траты становятся расходами компании и объектов, а ваш долг за выданные деньги уменьшается.
Пример учебной компании «Стройпример»: 20 октября 2026 прорабу Ивану Кузнецову выдали из кассы 3 000 ₽ на хозтовары — как записывают выдачу. Он купил мешки для мусора и малярный скотч на 1 250 ₽ и заплатил 600 ₽ за доставку стремянки на объект «Ремонт офиса на Ленина, 10». Отчёт — на 1 850 ₽, остаток 1 150 ₽ он вернёт в кассу.
Посмотрите, за сколько нужно отчитаться
Вверху страницы — плитка «Расчёты с ООО «Стройпример»». У Ивана после выдачи там 3 000 ₽ оранжевым и подпись «нужно отчитаться или вернуть». Если у компании несколько юрлиц, плиток будет несколько: расчёты с каждым ведутся отдельно.
Ниже — список ваших отчётов с отбором по состоянию: «Черновики», «На приёме», «Возвращённые», «Принятые».
Список «Авансовые отчёты»: плитки, отбор и колонки
Раздел меню «Финансы» → «Авансовые отчёты», заголовок страницы «Авансовые отчёты». Пункт есть у каждого сотрудника компании, кроме внешнего исполнителя: свои отчёты особых прав не требуют. Под заголовком подсказка «Траты за компанию с чеками: черновик → отправка → приём финансистом…».
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Новый отчёт | Открывает пустой отчёт «Новый авансовый отчёт» | Есть у всех, кому открыт раздел |
| Переключатель Мои · Все сотрудники | «Мои» — только ваши отчёты; «Все сотрудники» — отчёты всей компании, в строке отчёта добавляется имя сотрудника. Там же отбор «Сотрудник» с поиском; крестик в поле возвращает всех | Переключатель видят те, у кого есть право «Просматривать счета и платежи поставщикам». Отчёты видны все, независимо от доступа к проектам их строк |
| Плитки «Расчёты с …» | Только на «Мои»: остаток ваших расчётов с каждым юрлицом компании и подпись — «нужно отчитаться или вернуть» (оранжевым), «компания должна вам» (синим, со знаком минус), «расчёты закрыты» (зелёным, 0 ₽); «· на приёме N ₽» — отправлено, но ещё не принято | Плитки появляются после первой выдачи под отчёт или первого отчёта. Остаток = выдано + возмещено − принято по отчётам − возвращено; отправленный отчёт его ещё не уменьшает |
| Отбор Все · Незакрытые · Черновики · На приёме · Возвращённые · Принятые | Отбирает отчёты по состоянию; «Незакрытые» — все, кроме принятых. На телефоне — выпадающий список | — |
| ← Подотчёт сотрудников | Возвращает в «Финансы → Подотчёт» | Есть, когда список открыт ссылкой «Отчёты» из строки сотрудника в «Подотчёте»: тогда в нём отчёты только этого сотрудника |
| Колонка Отчёт | «Авансовый отчёт №N» — ссылка на отчёт; под ней дата отчёта, юрлицо и на «Все сотрудники» — сотрудник | — |
| Колонка Статус | «Черновик», «На приёме», «Возвращён», «Принят»; у возвращённого под статусом — причина возврата | — |
| Строк · Сумма | Число трат и их сумма | — |
| Листание страниц | Внизу, когда отчётов больше 25 | — |
Заполните отчёт
- Нажмите «Новый отчёт».
- Проверьте «Наше юрлицо» — подставлено основное, ООО «Стройпример». Траты за разные юрлица записывают разными отчётами. «Дата отчёта» — сегодня.
- Если денег под отчёт вам не выдавали и вы платили своими, отметьте «Из личных средств»: после приёма компания будет должна вам эту сумму. Иван платил из выданных — отметка не нужна.
- «Комментарий» — по желанию, например «Хозтовары на Ленина, 10».
Запишите траты
- В первой строке укажите «Дату» траты по чеку — 21.10.2026, «Сумму» 1 250 и «Назначение» — «Мешки для мусора и малярный скотч».
- «Статья» уже стоит — «Хозяйственные расходы»; для хозтоваров её оставьте.
- В «Проекте» выберите «Ремонт офиса на Ленина, 10». Пустой проект — общий расход компании, не объекта.
- Нажмите «Добавить трату» и запишите вторую: 22.10.2026, 600 ₽, «Доставка стремянки на объект», статья «Транспорт и доставка», тот же проект.
Справа от заголовка «Траты» — итог отчёта: 1 850 ₽.
Покупка по счёту поставщика
Если поставщик выставил компании счёт, а оплатили его вы — например, наличными при получении на складе, — выберите этот счёт в поле «Счёт поставщика» строки. В списке только счета того же юрлица, которые приняты к оплате и ещё не оплачены полностью: «№… · поставщик · сумма к оплате ₽». Skøn сам подставит сумму, назначение «Счёт №… · поставщик» и проект заказа, а статью — «Материалы».
До приёма под строкой написано «Заявлено по счёту — оплата запишется при приёме». Отдельно записывать оплату счёта не нужно: при приёме отчёта Skøn сам запишет одну оплату поставщику, и счёт станет оплаченным. Поле «Счёт поставщика» видно с правом «Просмотр закупок».
Покупка по чеку приходит сама
Если вы записали покупку кнопкой «Купил по чеку» и выбрали «Свои деньги (подотчёт)», строка уже лежит в вашем черновике за месяц чека: «Покупка по чеку Ч-1 в «Строймаркет»», а фото чека — в «Подтверждениях». Сумма, дата и проект взяты из чека, их не изменить; назначение и статью поправить можно, ненужную строку — убрать. Если черновика за этот месяц у юрлица не было, Skøn заведёт новый отчёт. Подробнее — Купить по чеку и приложить фото.
Приложите чеки
- В блоке «Подтверждения» перетащите фото чеков в поле «Перетащите чеки и файлы или нажмите» или нажмите на него и выберите файлы. Подойдут фото с телефона, PDF и документы — до 50 файлов за раз. Файлы прикладываются ко всему отчёту; по одному снимку на чек проверяющему проще сверить траты.
Файлы загрузятся, когда вы нажмёте «Сохранить» или «Отправить на приём». Лишний файл убирает корзина рядом с ним.
Все поля отчёта: шапка, траты, подтверждения и кнопки
Страница отчёта открывается из списка «Финансы → Авансовые отчёты», кнопкой «Новый отчёт», из задачи «Принять авансовый отчёт №…», из уведомления, по ссылке «Открыть авансовый отчёт» после покупки по чеку и по ссылке «Отчёт №…» в журнале операций и в карточке платежа. Черновик и возвращённый отчёт открываются сразу формой, отправленный и принятый — таблицей трат.
Шапка
| Элемент | Что показывает или делает | Ограничение |
|---|---|---|
| ← Авансовые отчёты | Возврат к списку | — |
| Заголовок | «Авансовый отчёт №N» или «Новый авансовый отчёт»; рядом состояние — «Черновик», «На приёме», «Возвращён», «Принят» — и фиолетовая пометка «Из личных средств» | — |
| Строка под заголовком | Сотрудник · юрлицо · дата отчёта; у принятого — «принят дата · кто принял» | — |
| Исправлено: имя, дата | Оранжевая строка: отчёт правил не сам сотрудник, а финансист или бухгалтер | — |
| Плашка «Возвращён на исправление» | Причина возврата, которую написал проверяющий | Только у возвращённого отчёта |
| Синяя подсказка у отправленного | Сотруднику — «Отчёт у финансиста. Правки возможны после возврата на исправление.» | — |
| «…» → «Удалить» | Окно «Удалить авансовый отчёт?» с суммой отчёта → Удалить | Нельзя, если по отчёту уже записаны оплаты поставщикам или ставились задачи приёма — «удалить его нельзя, он остаётся в истории» |
Поля отчёта
| Поле | Что вводить | Ограничение |
|---|---|---|
| Сотрудник | Чей это отчёт, если он сам не работает в Skøn. Пустое поле — «Я сам» | Только при создании и только у тех, кто может записывать платежи или разрешать оплату счетов; сотрудник должен быть действующим |
| Наше юрлицо | От какого юрлица выдавали деньги или за чей счёт тратили. Подставлено основное | Обязательно. Траты разных юрлиц — разными отчётами |
| Дата отчёта | По умолчанию сегодня | Обязательно |
| Из личных средств | Отметьте, если денег под отчёт не выдавали и вы платили своими: «Траты без предварительной выдачи — компания возместит» | После приёма остаток станет отрицательным — «компания должна вам» |
| Комментарий | Общая пометка к отчёту: «Хозтовары на Ленина, 10» | До 2 000 знаков |
Траты — справа от заголовка блока общий итог. Подсказка: «Дата, сумма и назначение каждой траты; проект — если трата по объекту; счёт поставщика — если покупка по счёту (оплата запишется при приёме)».
| Поле или кнопка | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Дата | День траты — по чеку | Обязательно |
| Сумма | Сумма траты | Больше нуля, до копейки: «Укажите сумму больше нуля с точностью до копейки» |
| Назначение | Что купили или за что заплатили: «Мешки для мусора и малярный скотч» | Обязательно, до 500 знаков |
| Статья | Статья расходов для отчётов. По умолчанию «Хозяйственные расходы», у покупки по счёту и по чеку — «Материалы» (умолчания меняют в настройках статей) | — |
| Проект | Объект, на который потрачено. Пусто — общий расход компании | Только видимые вам проекты; учебный проект из «С чего начать» не предлагается. Без права «Просмотр проектов и смет» поле серое |
| Счёт поставщика | Покупка по счёту, который вы оплатили сами: «№… · поставщик · сумма к оплате ₽». Выбор подставляет пустые сумму (неоплаченный остаток без того, что другие сотрудники уже заявили по этому счёту в непринятых отчётах), назначение «Счёт №… · поставщик» и проект заказа; сумма в списке считается так же. Подсказка: «Покупка по счёту: одна оплата поставщику при приёме отчёта» | Только счета того же юрлица, принятые к оплате и оплаченные не полностью; при включённом согласовании — с неизрасходованным разрешением. Поле видно с правом «Просмотр закупок» |
| Покупка по чеку | Вместо счёта у строки из «Купил по чеку»: «Чек Ч-1 · Строймаркет» — «Строка из покупки по чеку: сумма, дата и проект взяты из чека» | Сумму, дату и проект не изменить, счёт не привязать; назначение и статья правятся, строку можно убрать |
| Под строкой | До приёма у строки со счётом — «Заявлено по счёту — оплата запишется при приёме»; после — «Оплата поставщику записана приёмом отчёта: Платёж №…» со ссылкой на запись в журнале | Строку с записанной оплатой не убрать, у неё не изменить сумму, счёт и дату — сначала отменяют оплату |
| Корзина «Удалить» | Убирает строку | — |
| Добавить трату | Новая пустая строка с сегодняшней датой | До 200 строк |
Подтверждения — чеки и другие файлы ко всему отчёту, не к отдельной строке.
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Поле «Перетащите чеки и файлы или нажмите» | Добавляет файлы; загружаются при «Сохранить» или «Отправить на приём» | PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC, Word, Excel, TXT — до 50 файлов за раз; программы не принимаются. Только пока отчёт можно править |
| Строка файла | Имя, открыть и скачать; корзина убирает файл | Убрать можно, пока отчёт можно править. Фото чека из «Купил по чеку» приходит сюда само |
| «Файлы пока не добавлены» | Подтверждений нет | — |
Кнопки внизу
| Кнопка | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| «Есть несохранённые изменения» | Напоминает, что правки ещё не записаны | — |
| Сохранить | Записывает черновик; к нему можно вернуться из списка | — |
| Отправить на приём | Сохраняет и отправляет; уведомление «Отчёт отправлен на приём», состояние «На приёме» | Неактивна, пока ни у одной строки нет суммы. После отправки сотрудник отчёт не правит |
| Отмена | Выходит из правки без сохранения | Только в режиме «Исправить» |
| Блок Задачи приёма | Под отчётом, если по нему ставились задачи: «Круг N», ссылка на задачу «Принять авансовый отчёт №…», отдел и итог — открыта, принят, возвращён | — |
Отправьте на приём
- Нажмите «Отправить на приём». Skøn сохранит отчёт и отправит его; появится уведомление «Отчёт отправлен на приём».
Не успели собрать все чеки — нажмите «Сохранить»: отчёт останется черновиком, вернуться к нему можно из списка с отбором «Черновики».
После отправки отчёт в состоянии «На приёме», править его вы уже не можете. Бухгалтерии приходит задача «Принять авансовый отчёт №… · Иван Кузнецов · 1 850 ₽» в «Мои задачи» или уведомление. В плитке появится «· на приёме 1 850 ₽», а остаток останется 3 000 ₽: он уменьшится только после приёма.
Что будет дальше
- Отчёт принят. Придёт уведомление «Авансовый отчёт №… принят», под заголовком отчёта — «принят дата · кто принял». Плитка покажет 1 150 ₽: 3 000 − 1 850. Эти деньги Иван возвращает в кассу, бухгалтер записывает возврат — и плитка станет «0 ₽ · расчёты закрыты». Если вы потратили больше выданного или платили из личных средств, остаток будет со знаком минус — «компания должна вам»; бухгалтер запишет возмещение, когда отдаст деньги.
- Отчёт возвращён. Придёт уведомление «Авансовый отчёт №… возвращён на исправление», в отчёте — оранжевая плашка «Возвращён на исправление» с причиной, например «Нет чека на доставку — приложите фото». Исправьте отчёт и снова нажмите «Отправить на приём».
- Отчёт поправил проверяющий. Финансист или бухгалтер может сам исправить статью, проект или сумму — тогда в отчёте оранжевая строка «Исправлено: имя, дата».
- Нашли ошибку в принятом отчёте. Сами вы его не измените — попросите финансиста или бухгалтера: назначение, статью и проект они поправят, а для остального снимут приём, и отчёт вернётся к вам.
Как проверяют отчёт — Принять или вернуть авансовый отчёт; остатки всех сотрудников — Подотчёт: проверить расчёты с сотрудниками.
Удалите ненужный черновик
В черновике или возвращённом отчёте нажмите «…» справа от заголовка → «Удалить» и подтвердите в окне «Удалить авансовый отчёт?». Отчёт, который уже отправляли на приём через задачу, или с записанными оплатами поставщикам удалить нельзя — он остаётся в истории.
Если сотрудник не работает в Skøn
Финансист или бухгалтер может составить отчёт за сотрудника без входа в Skøn — например, за водителя, который принёс чеки в офис. Нужно право «Записывать деньги и вести расчёты» или «Разрешать оплату счетов».
- В «Авансовых отчётах» нажмите «Новый отчёт».
- В поле «Сотрудник» выберите его. Пустое поле — «Я сам»: отчёт будет ваш.
- Заполните траты и подтверждения, как выше, и нажмите «Отправить на приём».
Отчёт числится за сотрудником: он попадёт в его расчёты в «Подотчёте». Те же сотрудники могут править чужие черновики и возвращённые отчёты — в отчёте после этого видно «Исправлено: имя, дата».
Если не получается
- «Отправить на приём» неактивна: ни у одной строки нет суммы. Заполните «Сумму» хотя бы одной траты.
- Под полем «Заполните поле» или «Укажите сумму больше нуля с точностью до копейки»: у строки с суммой не указаны дата или назначение, либо сумма нулевая или с долями копейки.
- Нужного счёта нет в «Счёте поставщика»: счёт выставлен другому юрлицу компании, ещё не принят к оплате или уже оплачен. Если в компании включено согласование счетов, оплату по счёту должны сначала разрешить — Если в компании включено согласование. Самого поля нет — у роли нет права «Просмотр закупок»: запишите трату без счёта и напишите номер счёта в назначении.
- Нельзя выбрать проект: поле серое без права «Просмотр проектов и смет», а в списке только проекты, которые вам видны. Оставьте проект пустым и напишите объект в назначении — проверяющий поправит.
- «Строка покупки по чеку: сумму, дату и проект менять нельзя…»: вы поменяли строку из «Купил по чеку». Верните сумму и дату как в чеке или уберите строку.
- «Отчёт уже изменён. Обновите данные перед сохранением.»: отчёт поправил кто-то ещё — например, бухгалтер. Обновите страницу и внесите правку заново.
- «Отчёт уже отправлен или принят — правки невозможны.»: отчёт на приёме или принят. Дождитесь решения или попросите вернуть его на исправление.