Оформление
Загрузить и найти файл
Где: меню «Диск» — общие файлы компании; вкладка «Файлы» в карточке проекта — файлы одного объекта.
Файлы в Skøn лежат в трёх местах:
| Где | Что хранить | Кто видит |
|---|---|---|
| «Диск» | Общее для компании: образцы договоров, реквизиты, прайсы | Сотрудники с правом «Просмотр диска». Загружать и менять — с правом «Редактирование файлов на диске» |
| Вкладка «Файлы» проекта | Документы объекта: договор, письма, счета | Все, кто видит проект. Загружать и менять — с правом «Загрузка и изменение файлов проектов» |
| Вложение в задаче | Схема, фото, документ к поручению | Все, кто видит задачу, — и без права на «Диск» |
«Диск» и вкладка «Файлы» выглядят одинаково: те же кнопки и то же меню файла. Хранилища при этом разные — файл проекта на «Диске» не виден, и наоборот.
Пример: на «Диске» — папка «Документы компании» с реквизитами и прайсом; в проекте «Ремонт офиса на Ленина, 10» — договор подряда в папке «Договоры».
Загрузите файл на «Диск»
- Откройте «Диск» и нажмите «Папка». Введите имя — «Документы компании» — и нажмите «Сохранить».
- Щёлкните по папке — она откроется.
- Нажмите «Загрузить» и выберите файлы на компьютере; можно несколько сразу. Или перетащите файлы мышью в окно браузера.
Один файл — до 150 МБ, на «Диске», в проекте и во вложении задачи. Загружать можно документы, таблицы, чертежи, фото, архивы — всё, кроме программ и сценариев: файлы exe, msi, bat, cmd, js, sh и подобные Skøn не принимает. То же правило — у вложений счёта, оплаты, заказа поставщику и авансового отчёта, у фото к выполненным работам и у шаблонов документов: о лишнем файле Skøn скажет сразу, до отправки. У вложений счёта, оплаты и заказа один файл — до 50 МБ.
Проверьте: файлы появились в списке, под именем каждого — размер и время. Папки в списке стоят выше файлов, внутри — по алфавиту.
Все кнопки списка файлов
Список одинаков на «Диске» и на вкладке «Файлы» проекта. Кнопки «Создать», «Загрузить» и «Папка» видят сотрудники с правом менять файлы: на «Диске» — «Редактирование файлов на диске», в проекте — «Загрузка и изменение файлов проектов».
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Создать | Меню пустых документов: Текстовый документ, Таблица, Презентация. На вкладке «Файлы» проекта в нём есть ещё Документ из шаблона | — |
| Загрузить | Открывает выбор файлов на компьютере; можно выбрать несколько | Файл кладётся в открытую папку. Один файл — до 150 МБ. Программы и сценарии — exe, bat, js и подобные — не принимаются |
| Папка | Создаёт папку в открытой папке | Имя не должно повторять другое имя в этой же папке |
| Корзина | Открывает удалённые файлы | Корзина у «Диска» своя, у каждого проекта — своя |
| Название над списком | Имя открытой папки | На верхнем уровне названия нет |
| Строка ... | Возвращает на уровень выше | Есть только внутри папки |
| Строка папки | Имя и время изменения. Щелчок открывает папку | Папки стоят выше файлов, внутри — по алфавиту |
| Строка файла | Значок типа, имя, под ним размер и время изменения. Щелчок открывает файл | — |
| Значок слева от трёх точек | У файла есть прежние версии; щелчок показывает их | Появляется после загрузки новой версии |
| Три точки справа | Меню файла или папки | При праве только на просмотр у файла остаются «Скачать», «Инфо» и «Пред. версии», у папки меню нет |
| Здесь пока ничего нет | Папка пуста. Ссылка Загрузить файлы под надписью открывает выбор файлов | — |
Поля поиска и сортировки в списке нет: файл находят, открывая папки.
Загрузите файл в проект
- Откройте проект и перейдите на вкладку «Файлы».
- Щёлкните по нужной папке. В каждом проекте уже есть семь папок: «Бух документы», «Выполнение», «Договоры», «Доп. работы», «Письма», «Счета-поставки», «Тендер». Свою папку добавляет кнопка «Папка».
- Нажмите «Загрузить» и выберите файл.
Проверьте: файл лежит в папке проекта — в примере «Договор подряда №14-2026.pdf» в папке «Договоры». На «Диске» его нет.
Если файл с таким именем уже есть
Когда в папке уже лежит файл с тем же именем, Skøn спрашивает, что делать:
- «Загрузить как новую версию существующего файла» — файл в списке остаётся один, с новым содержимым. Прежнее сохраняется: его показывает пункт меню «Пред. версии».
- «Сохранить оба файла (новый с другим именем)» — рядом появится файл с номером в скобках: «Реквизиты компании (1).pdf».
- «Не загружать существующие файлы» — одноимённые файлы пропускаются.
Папка, загрузка и одноимённые файлы
| Окно или элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Окно «Создать папку»: Имя, Отмена, Сохранить | Заводит папку в открытой папке | Если такое имя уже есть — «Файл или папка с таким именем уже существуют» |
| Перетащите файлы сюда | Поле на весь экран: появляется, когда файл тянут мышью в окно браузера. Отпустите — файл загрузится в открытую папку | Только при праве менять файлы |
| Окно «Загрузка...» | Полоса показывает, сколько отправлено. «Отмена» прерывает загрузку | Файл больше 150 МБ не отправляется: сразу появляется красное сообщение «Файл слишком большой» с его именем и размером |
| Красное сообщение «Файл не принят» | Среди выбранных файлов есть программа или сценарий: «Не загружено: «…». Программы и сценарии загружать нельзя». Остальные выбранные файлы загружаются | Не принимаются файлы с расширениями exe, msi, bat, cmd, com, scr, pif, cpl, dll, vbs, vbe, js, jse, wsf, wsh, ps1, hta, reg, lnk, jar, apk, app, dmg, deb, rpm, sh, bin, run. Большие и маленькие буквы в расширении не различаются |
| Окно Файлы уже существуют | Появляется, если в папке есть файл с таким же именем. При загрузке новых файлов выберите одно из трёх | — |
| Загрузить как новую версию существующего файла | Файл в списке остаётся один, прежнее содержимое сохраняется в его версиях | Выбрано по умолчанию |
| Сохранить оба файла (новый с другим именем) | Новый файл ложится рядом с номером в скобках: «Реквизиты компании (1).pdf» | — |
| Не загружать существующие файлы | Одноимённые файлы пропускаются, остальные загружаются | — |
| Отмена / Подтвердить | Отменить загрузку или продолжить с выбранным вариантом | — |
Найдите и откройте файл
Поля поиска на «Диске» и в файлах проекта нет: файл находят, открывая папки. Щелчок по папке открывает её, строка «...» вверху списка возвращает на уровень выше.
- PDF и картинка по щелчку открываются в новой вкладке браузера.
- Остальные файлы по щелчку показывают окно «Открыть файл». «Просмотр» и «Изменить» открывают документ в новой вкладке, «Скачать» сохраняет его на компьютер.
Остальные действия — в меню файла, его открывают три точки в конце строки:
- «Скачать» — сохранить файл на компьютер.
- «Переименовать» и «Переместить» — сменить имя или переложить в другую папку.
- «Копировать» — положить рядом копию.
- «Сохранить как PDF» — положить рядом копию документа или таблицы в PDF.
- «Инфо» — размер файла, кто и когда его создал и изменил.
Проверьте: после «Скачать» файл с тем же именем лежит в загрузках браузера.
Меню файла, окно «Открыть файл», перенос и корзина
Меню открывают три точки в строке файла или папки. У папки в нём «Переименовать», «Переместить» и «В Корзину».
| Пункт или кнопка | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Скачать | Сохраняет файл на компьютер | Доступно и при праве только на просмотр |
| Переименовать | Окно с полем Имя | Имя не должно повторять другое в этой же папке. Дать файлу расширение программы или сценария — exe, bat, js и подобное — нельзя: «Файл нельзя переименовать в программу или сценарий» |
| Переместить | Окно «Выбрать папку»: щёлкните по папке, чтобы войти в неё, и нажмите Выбрать | Окно открывается в текущей папке; строка «...» ведёт на уровень выше. «Папка пуста» — вложенных папок в ней нет |
| Копировать | Кладёт рядом копию файла с номером в скобках | — |
| Сохранить как PDF | Кладёт рядом копию документа в PDF | Только у документов, таблиц и презентаций |
| Инфо | Имя, Размер, Размер на диске со всеми версиями, Создан и Обновлен — кто и когда | — |
| Пред. версии | Прежние версии файла: когда загружены, кем, размер | Версии появляются после загрузки одноимённого файла «как новую версию» |
| В Корзину | Спрашивает «Переместить файлы в Корзину?» и убирает файл или папку из списка | — |
| Окно «Открыть файл»: Просмотр, Изменить | Открывают документ в новой вкладке — для чтения или для правки | Окно появляется по щелчку на файле, кроме PDF и картинок: они сразу открываются в новой вкладке. «Изменить» нет при праве только на просмотр |
| Окно «Открыть файл»: Закрыть | Закрывает окно. Рядом «Скачать» — сохранить файл на компьютер | — |
| Корзина: К файлам | Возвращает к списку файлов | — |
| Корзина: Восстановить | Возвращает файл в папку, из которой он удалён | Пункт меню файла в корзине. Если папки уже нет — на верхний уровень |
| Корзина: Удалить | Стирает файл насовсем после вопроса | Вернуть нельзя |
| Корзина: Очистить | Стирает всё удалённое после вопроса «Это действие нельзя отменить» | Вернуть нельзя |
Удалите файл и верните его из корзины
- Откройте меню файла, выберите «В Корзину» и подтвердите кнопкой «Переместить».
- Чтобы вернуть файл, нажмите «Корзина» справа над списком, откройте меню файла и выберите «Восстановить».
В корзине файл можно стереть насовсем — пункт «Удалить». Кнопка «Очистить» стирает всё, что лежит в корзине; отменить это нельзя. Кнопка «К файлам» возвращает к списку.
В корзине лежит всё удалённое — и с верхнего уровня, и из папок. Восстановленный файл возвращается в свою папку; если папку тем временем удалили — на верхний уровень.
У «Диска» корзина своя, у каждого проекта — своя.
Проверьте: после «Восстановить» появилось сообщение «Файл восстановлен», и файл снова в списке.
Приложите файл к задаче
Откройте задачу, перейдите на вкладку «Вложения» и нажмите «Загрузить файл». Файл выбирается с компьютера: выбрать его с «Диска» нельзя. Как работать с задачами — в статье Создать задачу и работать с «Моими задачами».
Если не получается
- В меню нет пункта «Диск»: у роли нет права «Просмотр диска». По прямой ссылке откроется страница «У вас нет прав для просмотра этого раздела». Права роли настраивает администратор: Пригласить сотрудников и настроить доступ.
- Нет кнопок «Создать», «Загрузить», «Папка»: файлы открыты вам только для просмотра. На «Диске» нужно право «Редактирование файлов на диске», в проекте — «Загрузка и изменение файлов проектов». Скачать файл можно и без них.
- «Файл или папка с таким именем уже существуют»: в одной папке не может быть двух одинаковых имён. Назовите папку иначе.
- «Файл слишком большой»: один файл — не больше 150 МБ. Остальные выбранные файлы при этом загружаются.
- «Файл не принят»: выбрана программа или сценарий — файл с расширением exe, msi, bat, cmd, js, sh или похожим. Такие файлы Skøn не хранит ни на «Диске», ни в проекте, ни во вложении задачи. Остальные выбранные файлы при этом загружаются. Полный список расширений — в описании окна загрузки.
- «Файл нельзя переименовать в программу или сценарий»: в новом имени стоит такое расширение. Оставьте файлу его прежнее расширение.