Доступ к папкам

Где: меню папки → «Доступ к папке» на «Диске» и во вкладке «Файлы» проекта; шаблон папок и корзина — «Настройки компании» → «Диск».

По умолчанию папку видят все, кому открыт раздел: «Диск» — с правом «Просмотр диска», файлы проекта — все, кто видит проект. Если в папке договоры с суммами или бухгалтерские документы, ей можно дать свой доступ: тогда её видят только те, кому она открыта, а также владелец и администратор.

Пример. В проекте «Ремонт офиса на Ленина, 10» папку «Договоры» видят руководство и бухгалтерия, а прораб — нет. В папку «Выполнение» прораб загружает фото и акты скрытых работ, но не может удалить чужие файлы.

Уровни доступа

Уровень	Что можно
«Смотрит»	Открыть, скачать, посмотреть версии
«Добавляет»	Ещё загружать файлы, создавать документы и вложенные папки. Менять и удалять — только своё
«Управляет»	Всё: переименовать, перенести, удалить любой файл, настроить доступ к папке

Кому можно открыть папку:

• отделу — «Бухгалтерия», «Снабжение»: доступ получают все сотрудники отдела;
• сотруднику;
• роли в команде проекта — «Прораб проекта», «Менеджер проекта»: только в файлах проекта. Прораб видит такую папку на тех объектах, где он в команде;
• всем — «Все, кто видит проект» или «Все, кому доступен «Диск»». Удобно, когда остальным нужно только смотреть.

Владелец и администратор видят и меняют всё всегда.

Закройте папку

1. Откройте меню папки (три точки справа) и выберите «Доступ к папке».
2. Переключите «Свой доступ».
3. Нажмите «Добавить», выберите в поле «Кому» отдел, сотрудника или роль и уровень справа. Повторите для остальных.
4. Нажмите «Сохранить».

У закрытой папки в списке — замок и подпись «Доступ: Бухгалтерия, Руководство…». В окне видно, кто сейчас видит папку и с каким уровнем.

Чтобы снова открыть папку всем, выберите «Как у раздела» и сохраните.

Кто распоряжается самой папкой

Переименовать, перенести или удалить папку может тот, кто управляет местом, где она лежит. Например, «Бух документы» лежит в корне файлов проекта: бухгалтерия управляет файлами внутри и доступом к папке, но переименовать, перенести или удалить саму папку может руководство.

Перенести или удалить папку можно, только если распоряжаетесь и всем внутри: уровень «Управляет» в ней и во всех закрытых вложенных папках. С уровнем «Добавляет» — только свою папку, в которой все файлы ваши. То, что уже лежит в корзине, не мешает убрать папку в корзину, но «Удалить навсегда» сотрёт и его — поэтому с чужим содержимым в корзине папку навсегда удаляет тот, кто ею управляет.

Если вернуть из корзины файл, а его папки уже нет, файл встанет на верхний уровень. Если добавлять туда вам нельзя, сначала восстановите саму папку — или выберите в корзине папку и файл вместе.

Вложенные папки

Вложенная папка получает доступ той, в которой лежит. Если у вложенной папки свой доступ, он может только сузить доступ: человек не получит больше, чем в папке выше. Например, папка «Договоры» открыта бухгалтерии на «Смотрит» — во вложенной папке бухгалтерия не сможет загружать, даже если там ей дали «Управляет».

Если что-то не получается

• Папки нет в списке. Она закрыта и вам не открыта. Попросите того, кто ею управляет, владельца или администратора.
• «В этой папке у вас только просмотр». Вам открыто «Смотрит» — загружать и создавать нельзя.
• «В этой папке вы можете менять и удалять только свои файлы». У вас «Добавляет»: чужие файлы не меняются.
• «После сохранения вы потеряете управление папкой». Вы убрали себя из доступа. Добавьте себя или свой отдел с уровнем «Управляет». Владелец и администратор этого ограничения не имеют.
• «В папке есть вложенные папки, которыми вы не управляете». Перенести или удалить такую папку может владелец, администратор или тот, кто управляет всеми её папками.
• «Переименовать, перенести или удалить эту папку может тот, кто управляет папкой, где она лежит». Внутри папки вы управляете, а там, где она лежит, — нет. Попросите руководителя.
• «В папке есть чужие файлы». У вас «Добавляет»: папку с чужими файлами переносит и удаляет тот, кто ею управляет.

Шаблон папок проекта

Каждый новый проект создаётся с папками из шаблона: «Тендер», «Договоры», «Доп. работы», «Бух документы», «Счета-поставки», «Выполнение», «Письма». У каждой папки шаблона свой доступ — по отделам и ролям в команде проекта.

Шаблон меняется в «Настройки компании» → «Диск»: в списке у каждой папки видно, кому она открыта; «Настроить» открывает окно с именем, «Свой доступ» и списком «кому — уровень». «Добавить папку» — новая папка в шаблоне. Изменения записывает «Сохранить» внизу.

«Применить к существующим проектам» раскладывает шаблон во все проекты: недостающие папки создаются, у папок с такими же именами доступ заменяется на доступ из шаблона. Файлы никуда не переносятся, папки не из шаблона не меняются.

Папки «Диска» компании

На «Диске» компании уже созданы шесть папок со своим доступом: «Документы компании», «Образцы договоров», «Бухгалтерия», «Кадры», «Прайсы поставщиков», «Тендеры». Например, «Кадры» видят только руководство и бухгалтерия, «Прайсы поставщиков» ведёт снабжение, а остальные смотрят. Дальше этими папками управляют на самом «Диске»: переименовать, удалить, поменять доступ — в меню папки.

Занятое место и корзина

Там же, в «Настройки компании» → «Диск»:

• «Занято места» — сколько занимают «Диск», файлы проектов, вложения документов (заказы, счета, задачи), старые версии файлов и корзина; ниже — самые большие файлы со ссылкой на место, где они лежат.
• «Очистка корзины» — по умолчанию «Не очищать»: удалённое лежит в корзине, пока его не восстановят или не очистят вручную. Можно выбрать «Удалять через 30, 60 или 90 дней» — тогда старое удаляется из корзины само, раз в сутки.

Настройки Диска видят владелец и администратор.