Оформление
Создать и выпустить акт заказчику
Где: карточка проекта → вкладка «Акты» → «Создать».
Пример: по работе «Штукатурка стен» выполнено 20 м² по 800 ₽. Работа входит в операцию с материалом, поэтому в акт попадает и штукатурная смесь по норме: 8 мешков по 500 ₽. Акт на 20 000 ₽.
Создайте акт
- Выберите смету: акт выставляется по одной смете.
- Номер подставится следующим по проекту, дату и период проверьте. Конец периода ограничивает, что попадёт в акт: выполнение берётся из журнала по эту дату включительно. Работа, записанная позже, в этот акт не войдёт и останется для следующего.
- В блоке «Что входит в этот акт» оставьте нужные типы: работы, машины, материалы, накладные. Выбор действует только на этот акт. В примере включены все.
- Переключатель «Заполнить по журналу выполнения» включён: в строки попадёт всё выполненное по конец периода, но ещё не включённое в акты, в том числе невыставленное раньше начала периода.
- Нажмите «Создать».
Все поля окна «Создать акт»
Окно открывается кнопкой «Создать» на вкладке «Акты» проекта или сметы (право «Выставлять акты»). Кнопка «Изменить» на странице акта открывает то же окно без полей «Смета», «Что входит в этот акт» и «Заполнить по журналу выполнения».
| Поле | Что вводить или что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Юрлицо и договор | Договор, по которому выставляется акт: «ваше юрлицо · № · заказчик». При одном договоре показан текстом | Подставляется сам. У выставленного акта не меняется |
| Смета | Акт выставляется по одной смете; строки берутся из её журнала выполнения. При одной подходящей смете выбирается сама | Обязательно; только при создании; на вкладке сметы скрыто |
| Номер акта | «авто» — следующий номер в проекте | До 50 символов |
| Дата акта | По умолчанию сегодня | Обязательно |
| Начало периода / Конец периода | Период работ в акте. Начало подставляется по журналу выбранной сметы: самая ранняя запись после периода прошлого акта, иначе день после прошлого акта, иначе плановое начало проекта, иначе пусто; конец — дата акта и следует за ней. Под концом периода подпись «По эту дату включительно берётся выполнение из журнала»: записи журнала после неё в акт не попадают | Начало не позже конца; подставленные даты можно поправить, после ручной правки форма их не трогает |
| Заметки | Внутренняя заметка, «Виден только вашей команде» | — |
| Что входит в этот акт | Флажки Работы · Машины и механизмы · Материалы · Накладные; по умолчанию как в настройках проекта. Действует только на этот акт: ведомость, заполнение и печатные формы | Хотя бы один флажок; только при создании |
| Заполнить по журналу выполнения | В строки попадёт всё выполненное по конец периода, но ещё не включённое в акты; потом объёмы можно поправить | Включено по умолчанию; только при создании |
| Отмена / Создать (Сохранить) | После создания открывается страница акта | «Создать» ждёт загрузки типов позиций |
Проверьте строки черновика
Откроется черновик. Над таблицей подписано, по какую дату учтено выполнение: «Выполнение учтено по … — конец периода акта». По каждой строке видно: по смете, выполнено, заактировано ранее, доступно и «В этом акте». Объём в акте можно уменьшить, но не выше доступного. Операция в акте — заголовок без объёма: в акт идут работа и материалы из её состава. Ниже можно добавить услуги и расходы, которых нет в смете.
Материал операции попадает в акт сам, по норме от выполненного объёма. По работе записано 20 м², норма смеси 0,4 мешка на м², поэтому в строке смеси «Выполнено» и «В этом акте» — 8 мешков, 4 000 ₽. Отдельно вносить материал в акт не нужно. Чтобы предъявить заказчику только работы, снимите флажок «Материалы» в блоке «Что входит в этот акт»: строки материалов уйдут из ведомости, и этот акт был бы на 16 000 ₽.
Все элементы редактора строк акта
Редактор строк открыт у акта в статусе «Черновик» с правом «Выставлять акты»; у выставленного акта таблица только для просмотра (№ · Наименование · Ед. · Количество · Цена · Сумма · НДС).
| Элемент | Что показывает или делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Строка сведений под заголовком | Ссылка на смету · период · заметки · настройки: «объёмы по журналу» или «по смете», «допработы включены и видны заказчику» или «исключены», выбранные типы, «нули в печати», ссылка «остальные настройки — в проекте» | Ссылка только у черновика |
| Плашка «Позиции исключены из черновика» | Позиции, которые по текущим настройкам не входят в итог; при сохранении или выставлении удаляются из акта | Если такие есть |
| Что входит в этот акт | Флажки типов; сохраняются сразу и перечитывают ведомость | Недоступны при несохранённых правках |
| Подпись «Выполнение учтено по … — конец периода акта» | Напоминает, что «Выполнено» и «Доступно» считаются по журналу на конец периода; записи после этой даты войдут в следующий акт | У акта с концом периода, кроме режима «объёмы по смете» |
| Скрыть позиции без объёма | Прячет строки без доступного объёма и без объёма в акте | Включено по умолчанию |
| Заполнить по журналу | Ставит в акт весь доступный объём: выполненное по конец периода за вычетом других актов (при «объёмах по смете» — остаток сметы) | — |
| Очистить | Обнуляет «В этом акте» у всех строк | — |
| Колонки | № · Наименование · Ед. · По смете · Выполнено · Заактировано ранее · Доступно · В этом акте · Цена · Сумма · НДС. Разделы и операции — заголовки. «Выполнено» = «—», если журнал по позиции не ведётся (ограничение по объёму сметы). В «НДС» сумма и «ставка · сверху / включён» либо «Без НДС» | Поле ввода — только «В этом акте» |
| Превышение по смете | Красная подпись «Нельзя сохранить: превышен доступный объём…» | Сохранение заблокировано |
| Больше сметы | Оранжевая подпись под названием строки: «Больше сметы на X» или «Вместе с прошлыми актами больше сметы на X» | Не запрет, а пометка: при «объёмах по журналу» перевыполнение предъявляют заказчику, и это видно до отправки акта |
| Превышение по журналу | «Превышает выполненный объём. Записать +X в журнал»: при сохранении недостающий объём запишется в журнал выполнения; повторное нажатие отменяет | Только для работ с журналом при «объёмах по журналу» |
| Прочие услуги и расходы → Добавить строку | Услуги и возмещаемые расходы вне сметы: Наименование («например, Доставка материалов»), Ед., Количество, Цена, Сумма, НДС. Входят в сумму акта и НДС, накладные на них не начисляются, в план-факт сметы не попадают | Название обязательно |
| Фиксированные накладные в акте | Часть суммы накладной для этого акта с «Доступная сумма: X»; кнопка «Сохранить суммы накладных» | Если в смете есть фиксированные накладные; право на цены заказчика |
| Нижняя панель | «Есть несохранённые изменения» / «Все изменения сохранены» / «Нельзя сохранить: строк с превышением — N»; кнопки Отменить изменения и Сохранить | «Сохранить» неактивна без изменений, при превышениях или пустом названии допстроки |
| Итоги | Строки · в т.ч. сверх сметы · накладные · Итого без НДС · НДС · Всего к оплате · зачтён аванс, удержание, корректировка, К оплате · «Получено по акту X · осталось Y» · Себес-ть и Прибыль | Себестоимость и прибыль — при обоих ценовых правах |
Выставьте акт
В списке статуса выберите «Отправлен» и подтвердите «Выставить». Цены и объёмы зафиксируются, строки станут недоступны для правки до возврата в черновик.
Проверьте: статус «Отправлен», итог 20 000, «Получено по акту 0 · осталось 20 000». В карточке проекта «Выставлено» станет 20 000. Когда заказчик подпишет, переведите акт в «Подписан»: «Долг заказчика» в карточке проекта считается по подписанным актам. Оплата записывается в «Финансах» и уменьшает остаток по акту.
Статусы, экспорт, расчётная часть, КС-3 и КС-6а
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Список статуса Черновик · Отправлен · Подписан · Оплачен | Меняет статус сразу, кроме выхода из черновика | Без права «Выставлять акты» неактивен |
| Выход из черновика | Окно «Выставить акт?»: «Цены и объёмы будут зафиксированы на текущий момент. Редактировать строки снова можно будет только после возврата акта в черновик». Кнопки Выставить / Отмена | При несохранённых правках сначала окно «Есть несохранённые изменения»: сохраните строки, затем меняйте статус |
| Подписан | Заказчик подписал: акт участвует в долге заказчика. Если оплата уже пришла полностью, статус сам станет «Оплачен» | — |
| Возврат в Черновик | Применяется сразу; строки снова редактируются | У акта с записанной оплатой пункт недоступен, под ним подпись «Недоступен: по акту записана оплата»: сначала в записи поступления убирают акт или отменяют её |
| Изменить | Окно акта: номер, дата, период, заметки | Договор меняется только у черновика |
| Экспорт | Форма: «Форма акта», «КС-2», «Накладная ТОРГ-12» или свой шаблон; формат XLSX / PDF; куда: скачать, файлы проекта, Диск. В подписи подрядчика — должность и ФИО руководителя из карточки юрлица; у продавца без НДС в форме строка «Без НДС». В КС-2 строка «Сметная (договорная) стоимость в соответствии с договором подряда» печатает сумму договора из проекта, а без неё — пустое место для записи от руки; у выставленного акта — сумму на день выставления | Право «Видит цены заказчика и итоги»: без него кнопки нет. Файлы проекта и Диск — по правам на файлы |
| «…» → Изменить, Удалить | Удаление с подтверждением «Удалить «…»? Это действие нельзя отменить» | Удалить можно только черновик без платежей |
| Расчётная часть | Окно «Расчётная часть акта №N»: Зачтён аванс (с подсказкой «Доступно к зачёту по договору» и ссылкой «зачесть»), Гарантийное удержание и Срок выплаты удержания, Корректировка до суммы договора со знаком и Причина корректировки. Не меняют стоимость работ по акту, только «К оплате» и статус оплаты | Права «Выставлять акты» и на цены заказчика; в черновике — после сохранения строк |
| КС-3 на вкладке «Акты» проекта | Окно «Справка КС-3»: юрлицо и договор, период, номер и дата справки, формат Excel или PDF, «Скачать КС-3»: объединяет выпущенные акты по договору из всех смет проекта. В подписи подрядчика — должность и ФИО руководителя из карточки юрлица | Только на странице проекта, когда акты есть; право «Видит цены заказчика и итоги», без него кнопки нет |
| КС-6а на вкладке «Акты» проекта | Окно «Журнал КС-6а»: журнал учёта выполненных работ по месяцам. Строится по записям «Хода работ», а не по актам, поэтому кнопка есть и до первого акта. Поля окна — в разделе «Журнал КС-6а» | Только на странице проекта; право «Видит цены заказчика и итоги», без него кнопки нет |
Если не получается
- В акте нет строк: выполненный объём уже включён в другой акт, либо в журнале нет записей по выбранной смете. Проверьте колонку «Доступно».
- В акте оказались материалы, а предъявить нужно только работы: материалы операций входят в акт по норме от выполнения. Снимите флажок «Материалы» в блоке «Что входит в этот акт».
- Нельзя выставить: есть строка с объёмом выше доступного. Уменьшите её или удалите из акта.
- Нужен образец КС-2 или КС-3 и разбор граф: статьи на сайте — акт КС-2 и справка КС-3.
- Нужны КС-2 и КС-3: КС-2 — кнопка «Экспорт» в акте, форма «КС-2», формат XLSX или PDF. Справка КС-3 — кнопка «КС-3» на вкладке «Акты» проекта, в Excel или PDF: она объединяет выпущенные акты по договору. В подписи подрядчика в обеих формах стоят должность и ФИО руководителя из карточки вашего юрлица: Подготовить компанию к работе.
- В КС-2 в строке «Сметная (договорная) стоимость» пустое место: в договоре проекта не указана сумма. Откройте проект, «Изменить» → вкладка «Основной договор» (или вкладка «Договоры» карточки проекта) и заполните «Сумма договора». Выставленный акт печатает сумму, которая была в договоре в день выставления: чтобы она обновилась, верните акт в «Черновик» и выставьте снова.
- Нет кнопки «Экспорт» в акте или «КС-3» и «КС-6а» на вкладке «Акты»: в печатных формах цены заказчика, поэтому кнопки видят сотрудники с правом «Видит цены заказчика и итоги». Право включает владелец или админ в настройках роли.
- Нужен журнал КС-6а или общий журнал работ: кнопка «КС-6а» стоит на вкладке «Акты» проекта рядом с «КС-3», общий журнал скачивают с вкладки «Журнал работ»: Журнал работ проекта, КС-6 и КС-6а.
- Нужно исправить выставленный акт: верните его в «Черновик» через список статуса, исправьте и выставьте снова.
- «Черновик» в списке статуса недоступен: по акту записана оплата, под пунктом так и написано. Сначала исправьте запись поступления в «Финансах»: уберите в ней акт, тогда деньги станут авансом, или отмените запись. После этого акт возвращается в черновик.
- Доступно меньше, чем сделано к концу периода: часть объёма уже стоит в акте за более поздний период — под названием строки написано, сколько и в каком акте («30 м² занято актом № 2 за более поздний период»). Акты закрываются по порядку: верните поздний акт в «Черновик», выставьте сначала ранний, затем снова поздний.
- В акт не попала выполненная работа: она записана в журнале позже конца периода акта. Сдвиньте «Конец периода» кнопкой «Изменить» и нажмите «Заполнить по журналу», либо включите эту работу в следующий акт.