Оформление
Статьи ДДС: свои статьи и умолчания
Где: меню «Настройки» → «Статьи ДДС». Смотреть страницу может каждый, у кого есть право «Просматривать счета и платежи поставщикам» (просмотр финансов). Менять статьи и умолчания могут бухгалтер (право «Записывать деньги и вести расчёты») и финансист (право «Разрешать оплату счетов»), а также владелец и администратор. У остальных на странице нет кнопок, а поля на вкладке умолчаний серые.
Статья отвечает на вопрос «на что ушли деньги» или «откуда они пришли». Статья есть у каждой записи денег, кроме перевода между своими счётом и кассой. По статьям строятся строки ДДС и платёжного календаря и работает отбор журнала операций. У прочих расходов и строк авансовых отчётов статья решает ещё и то, в какую строку ОПиУ попадёт расход. В Skøn уже есть готовый набор статей. Их можно переименовать, добавить свои и вложить одни в другие.
Все кнопки и поля страницы «Статьи ДДС»
Раздел меню «Настройки» → «Статьи ДДС», заголовок «Статьи ДДС». Статьи прихода и расхода для отчёта о движении денег и статьи по умолчанию для каждого вида записи. Смотреть можно с правом на просмотр финансов. Менять — с правом «Записывать деньги и вести расчёты» (бухгалтер) или «Разрешать оплату счетов» (финансист); у владельца и администратора есть оба права.
| Элемент | Что делает | Ограничение |
|---|---|---|
| Вкладки Статьи · Статьи по умолчанию | Справочник статей и умолчания по видам записей. Вкладка попадает в адрес страницы | — |
| Колонки Приход и Расход | Статьи двух направлений деревом: подстатьи с отступом под своей статьёй; статья верхнего уровня — жирным | Архивные статьи остаются в списке бледными |
| Добавить статью | Окно новой статьи в этой колонке: статья прихода или расхода | Только с правом менять статьи |
| Метка по умолчанию | Статья подставляется в новые записи какого-то вида; при наведении — каких | Такую статью нельзя убрать в архив. Системную статью вида (например, «Выдача под отчёт») — тоже, даже если по умолчанию стоит своя: к ней вид вернётся, если умолчание сбросить. Убранную в архив раньше можно вернуть |
| Метка системная | Статья из набора Skøn, сейчас ни для какого вида не подставляется | Переименовать и убрать в архив можно, удалить и вложить в другую статью — нельзя |
| Метка В архиве | Статья не предлагается в новых записях | Прошлые записи и отчёты её сохраняют |
| Карандаш Изменить | Окно статьи: название, родитель, архив | Только с правом менять статьи |
| Окно Добавить статью / Статья · поле Название | Как статья называется в окнах записи денег, журнале, ДДС, платёжном календаре и ОПиУ. Новое название видно везде сразу, и за прошлые месяцы тоже | Обязательно: пустое — «Заполните поле» |
| Поле Родительская статья | Делает статью подстатьёй. Пусто — «Верхний уровень». Нет у статьи с подстатьями: уровней два. В списке только действующие статьи верхнего уровня того же направления; есть поиск, крестик очищает выбор | Нет у системных статей. Подстатья всегда того же направления, что родитель |
| Переключатель Действует (снять — убрать в архив) | Снят — статья в архиве; включён снова — статья вернулась | Только при правке статьи и только если она не стоит по умолчанию |
| Удалить (слева внизу) | Своя статья без записей, без подстатей и не по умолчанию: подтверждение в том же окне «Удалить статью «…»?» → Удалить, уведомление «Статья «…» удалена» | Есть записи — «По статье уже есть записи — удалить её нельзя, только убрать в архив» |
| Отмена · Сохранить | Закрывает окно без изменений или сохраняет; при успехе — «Сохранено» | Ошибка показывается под полем или внизу окна; окно остаётся открытым |
| Вкладка Статьи по умолчанию · подсказка | «Какая статья подставляется в новую запись каждого вида. Её можно поменять прямо при записи; история не пересчитывается. Прочие операции умолчания не имеют — там статья выбирается всегда.» | Исключение — выдача под отчёт, возврат остатка подотчёта и возмещение сотрудникам: их статья в записи не хранится, и смена умолчания меняет статью и прошлых записей этих видов в ДДС и журнале |
| Поля видов записей | Поступления от заказчика по акту, Поступления от заказчика без акта, Оплаты поставщикам, Возвраты заказчикам, Возвраты от поставщиков, Выдача под отчёт, Возврат остатка подотчёта, Возмещение сотрудникам, Строки авансовых отчётов и последние два — выплаты подрядчику и сотруднику. В каждом поле — действующие статьи нужного направления: для поступлений и возвратов от поставщиков и сотрудников — прихода, для остальных — расхода; есть поиск | Без права менять статьи поля серые. Очистить поле нельзя — чтобы вернуть системное умолчание, выберите системную статью |
| Сохранить на вкладке умолчаний | Сохраняет все поля сразу; при успехе — «Сохранено» | Нажимается, только когда что-то изменено. Не видна без права менять статьи |
Что уже есть: системные статьи
На вкладке «Статьи» две колонки — «Приход» и «Расход». В новой компании там такие статьи:
- Приход: Поступления от заказчиков, Авансы заказчиков, Возвраты от поставщиков, Возврат подотчёта, Кредиты и займы полученные, Взносы собственников, Прочие поступления.
- Расход: Материалы, Субподряд (работы), Аренда техники и механизмов, Покупка техники и инструмента, Транспорт и доставка, Зарплата и выплаты работникам, Налоги и взносы, Аренда офиса и склада, Связь, ПО, офис, Банковские комиссии, Проценты по кредитам и займам, Возвраты заказчикам, Выдача под отчёт, Возмещение сотрудникам, Хозяйственные расходы, Погашение кредитов и займов, Выплаты собственникам, Прочие расходы.
Это системные статьи. Их можно переименовать, но нельзя удалить или вложить в другую статью. Если такая статья не стоит по умолчанию, её можно убрать в архив. Метки рядом с названием:
- по умолчанию — Skøn подставляет эту статью в новые записи какого-то вида. Наведите указатель, чтобы увидеть, каких: у «Материалов» — «оплаты поставщикам»;
- системная — статья из готового набора, которая сейчас ни для какого вида не подставляется: например, «Аренда офиса и склада»;
- В архиве — статья не предлагается в новых записях; такая строка бледная.
Добавьте свою статью или подстатью
Пример: компания хочет видеть, сколько уходит на топливо, отдельно от остальной доставки. Добавим подстатью «Топливо» под «Транспорт и доставка».
- В колонке «Расход» нажмите «Добавить статью». Откроется окно «Добавить статью».
- В поле «Название» введите «Топливо».
- В поле «Родительская статья» выберите «Транспорт и доставка». Если оставить «Верхний уровень», получится самостоятельная статья — например, «Реклама».
- Нажмите «Сохранить». «Топливо» появится с отступом под «Транспортом и доставкой».
Статья прихода или расхода — смотря в какой колонке вы нажали «Добавить статью». Подстатья всегда того же направления, что родитель; поменять направление потом нельзя. Родителем может быть только действующая статья верхнего уровня, поэтому подстатью внутри подстатьи не сделать.
Новая статья сразу появится в поле «Статья» всех окон, где записывают деньги: поступление от заказчика, платёж поставщику, прочая операция, выплата исполнителю, строка авансового отчёта, плановый платёж, импорт выписки. Подстатьи там стоят с отступом под родителем. В ДДС сумма «Транспорта и доставки» будет включать «Топливо», а под ней с отступом появится строка «Топливо». Если отобрать журнал операций по «Транспорту и доставке», в нём будут и записи «Топлива».
Переименуйте, перенесите или уберите в архив
- Нажмите карандаш «Изменить» справа от статьи. Откроется окно «Статья».
- Поправьте «Название». Название не копируется в записи, поэтому новое сразу появится везде: в журнале, ДДС, календаре и ОПиУ, и за прошлые месяцы тоже.
- Чтобы перенести свою статью, выберите другую «Родительскую статью» или очистите поле крестиком — статья станет статьёй верхнего уровня. Прошлые записи переедут вместе с ней: ДДС за прошлые месяцы покажет их под новым родителем. У системных статей этого поля нет.
- Чтобы убрать статью в архив, снимите переключатель «Действует (снять — убрать в архив)».
- Нажмите «Сохранить».
Что значит «в архиве». Статью больше нельзя выбрать в новых записях; в отборе журнала она стоит внизу списка с пометкой «в архиве» — так находятся её старые записи. Прошлые записи остаются со своей статьёй, а ДДС и ОПиУ по-прежнему показывают её суммы. Подстатьи архивной статьи продолжают действовать и в окнах записи стоят как статьи верхнего уровня. Чтобы вернуть статью из архива, откройте её и снова включите переключатель.
Удалить можно только свою статью, по которой ещё нет ни одной записи, без подстатей и не стоящую по умолчанию: в окне статьи — красная кнопка «Удалить» слева внизу и подтверждение там же. По статье уже есть записи — «По статье уже есть записи — удалить её нельзя, только убрать в архив». Системные статьи не удаляются.
Задайте статьи по умолчанию
На вкладке «Статьи по умолчанию» для каждого вида записи указано, какую статью Skøn подставит в новую запись. При записи статью можно поменять. Для прочих операций умолчания нет: там статью выбирают каждый раз.
| Поле | Статья в новой компании |
|---|---|
| Поступления от заказчика по акту | Поступления от заказчиков |
| Поступления от заказчика без акта | Авансы заказчиков |
| Оплаты поставщикам | Материалы |
| Возвраты заказчикам | Возвраты заказчикам |
| Возвраты от поставщиков | Возвраты от поставщиков |
| Выдача под отчёт | Выдача под отчёт |
| Возврат остатка подотчёта | Возврат подотчёта |
| Возмещение сотрудникам | Возмещение сотрудникам |
| Строки авансовых отчётов | Хозяйственные расходы |
| Выплаты подрядчику (предпоследнее поле) | Субподряд (работы) |
| Выплаты сотруднику (последнее поле) | Зарплата и выплаты работникам |
Пример: прорабы чаще всего покупают по подотчёту топливо.
- Откройте вкладку «Статьи по умолчанию».
- В поле «Строки авансовых отчётов» выберите «Топливо». В поле предлагаются только действующие статьи нужного направления: для поступлений и возвратов к вам — статьи прихода, для остальных — расхода.
- Нажмите «Сохранить». Кнопка нажимается, только когда что-то изменено.
Теперь в каждой новой строке авансового отчёта будет «Топливо». Если прораб купил не топливо, он выберет другую статью. У строки, привязанной к счёту или заказу поставщика, подставляется статья оплат поставщикам. Прошлые строки останутся со своей статьёй.
Выдача под отчёт, возврат остатка подотчёта и возмещение сотрудникам своего поля «Статья» не имеют: статья по умолчанию записывается в них в момент записи. Смена умолчания, как и у остальных видов, прошлые записи не переносит.
Чтобы вернуть системную статью, нажмите крестик в поле: под ним появится «После сохранения — системная статья «…»», затем «Сохранить». Статью, которая стоит по умолчанию, нельзя убрать в архив: в окне статьи нет переключателя. Сначала выберите для этого вида другую статью.
Как статья попадает в отчёты
- ДДС — строка по статье записи; сумма статьи включает её подстатьи. ДДС: куда уходят и откуда приходят деньги.
- Журнал операций — статья видна под названием записи, по ней работает отбор (вместе с подстатьями). Вести журнал денег.
- Платёжный календарь — строки по статьям, у планового платежа статья обязательна.
- ОПиУ учитывает статью только у прочих расходов и принятых строк авансовых отчётов:
- расход с проектом попадает в «Прочие проектные расходы», какая бы ни была статья;
- расход без проекта со статьёй «Налоги и взносы» или «Проценты по кредитам и займам» (и их подстатьями) попадает в одноимённую строку;
- «Покупка техники и инструмента», «Погашение кредитов и займов», «Выплаты собственникам» и их подстатьи в ОПиУ не входят ни с проектом, ни без: это движение денег, а не затраты;
- все остальные расходы без проекта, включая ваши статьи, попадают в «Общие расходы». Каждая статья верхнего уровня там своей подстрокой, а подстатья входит в сумму родителя — как в ДДС.
У поступлений, оплат поставщикам и выплат исполнителям статья видна только в ДДС, журнале и календаре. ОПиУ считает эти деньги по документам: выручку — по актам, материалы — по списаниям, труд и подрядчиков — по начислениям. Поэтому если поменять статью оплаты поставщику с «Материалов» на «Транспорт и доставка», ДДС изменится, а ОПиУ — нет. Прочие поступления в ОПиУ не входят. Подробно — Посмотреть прибыль компании по месяцам (ОПиУ).
Если не получается
- Нет кнопки «Добавить статью» и карандашей, поля умолчаний серые: у роли нет права «Записывать деньги и вести расчёты» или «Разрешать оплату счетов». Попросите бухгалтера или финансиста завести статью, а владельца — выдать право: Пригласить сотрудников и настроить доступ.
- Нет переключателя «Действует»: статья стоит по умолчанию для какого-то вида записи. Выберите для этого вида другую статью на вкладке «Статьи по умолчанию» и сохраните.
- Нет поля «Родительская статья»: это системная статья, её нельзя вложить в другую. Но в неё можно вложить свою подстатью.
- Нужной статьи нет в списке «Родительская статья»: родителем может быть только действующая статья верхнего уровня того же направления. Подстатью внутри подстатьи не сделать.
- Нет поля «Родительская статья» у своей статьи: у неё есть подстатьи. Статьи — два уровня: статью с подстатьями нельзя вложить в другую, а подстатья не может быть родителем.
- При исправлении старой записи — «Статья не найдена или в архиве.»: статья этой записи убрана в архив. Выберите в записи другую статью или верните статью из архива.
- Сменили умолчание, а прошлые записи в ДДС остались в старой статье: так и задумано — умолчание действует только на новые записи. Чтобы перенести старую запись, откройте её в журнале и исправьте статью — Исправьте или отмените запись.